Kurz erklärt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Das Versenden wird schrittweise Pflicht: Papier- und PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 erlaubt, bis Ende 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen E-Rechnungen sein.
Wichtige Termine
| Wann | Was sich ändert |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers). |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnung Pflicht bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 €. |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen. |
Was als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931, die Buchhaltungssoftware automatisch auslesen kann. Zwei Formate sind verbreitet:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, auch Pflicht für Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD: eine PDF mit eingebetteten XML-Daten, lesbar für Menschen und Software. Nur Profile, die EN 16931 erfüllen, zählen (nicht MINIMUM oder BASIC WL).
Eine PDF aus Word oder einem Rechnungsgenerator ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. E-Rechnungen dürfen Sie per E-Mail versenden; eine besondere Plattform ist nicht nötig.
Wer betroffen ist und wer nicht
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen (inländisches B2B). Sie gilt nicht für:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise
- die meisten umsatzsteuerfreien Leistungen
Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber wie alle anderen E-Rechnungen empfangen können.
So bereiten Sie sich vor
- Sorgen Sie dafür, dass Sie XML-E-Rechnungen schon jetzt empfangen, öffnen und archivieren können. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang.
- Prüfen Sie anhand Ihres Umsatzes, ob Ihre Frist 2027 oder 2028 ist.
- Stimmen Sie mit Kunden ab, wenn Sie in der Übergangszeit weiter PDFs senden.
- Wählen Sie vor Ihrer Frist ein Werkzeug, das XRechnung oder ZUGFeRD erstellt.
- Bewahren Sie E-Rechnungen im Originalformat für die vorgeschriebene Frist auf.
Was Invoiceferry bietet
Mit Invoiceferry können Sie Ihre Rechnung jetzt als XRechnung herunterladen, in der Beta-Phase kostenlos. Öffnen Sie den Rechnungseditor, füllen Sie den Abschnitt „E-Rechnung (XRechnung)“ aus und klicken Sie auf XRechnung herunterladen (XML). Vor dem Download wird die Datei gegen die wichtigsten Regeln von EN 16931 und XRechnung geprüft, fehlende Angaben werden angezeigt. Alles passiert in Ihrem Browser, Ihre Rechnungen verlassen Ihr Gerät nie. ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) folgt als Nächstes; tragen Sie sich in die Warteliste ein.
Benachrichtigung zum E-Rechnungs-Export
Wir schreiben Ihnen einmal, sobald Invoiceferry gesetzeskonforme E-Rechnungen für Deutschland erstellen kann. Kein Spam.
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Zum kostenlosen RechnungserstellerHäufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Nur strukturierte Formate nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD, gelten als E-Rechnung.
Müssen Selbstständige E-Rechnungen empfangen?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen, auch Freiberufler und Selbstständige, E-Rechnungen von deutschen Unternehmen empfangen können. Eine E-Mail-Adresse dafür genügt.
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Ja. Der Rechnungseditor von Invoiceferry lädt Ihre Rechnung als XRechnung (XML) herunter, in der Beta-Phase kostenlos, und prüft sie vor dem Versand.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Versand befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist reines XML und nur für Software lesbar. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteten XML-Daten, die auch Menschen lesen können. Beide sind gültige E-Rechnungen, wenn sie EN 16931 erfüllen.
Was passiert, wenn ich die Pflicht nicht erfülle?
Eine Rechnung im falschen Format erfüllt eventuell die gesetzlichen Anforderungen nicht. Ihr Kunde kann dann den Vorsteuerabzug verlieren, und Sanktionen sind möglich. Klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung oder dem Bundesfinanzministerium.
Weitere Ratgeber
Dieser Ratgeber ist eine Zusammenfassung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln und Fristen ändern sich; prüfen Sie Ihren Fall beim Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung. Aktualisiert: 2026-11-04.