Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € : calcul et mentions

Le cadre légal en bref

Les règles sur les délais de paiement et les retards entre professionnels figurent dans le Code de commerce, à l’article L441-10 pour les délais et les pénalités, et à l’article D441-5 pour le montant de l’indemnité forfaitaire. L’article L441-9 impose quant à lui de faire figurer ces conditions sur la facture.

Ces dispositions s’appliquent aux relations entre professionnels (B2B). Elles ne concernent pas les ventes aux particuliers, régies par le droit de la consommation.

Service Public Entreprendre en propose une présentation accessible dans sa fiche Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard. Cet article en reprend les principes avec des exemples chiffrés ; il ne constitue pas un conseil juridique.

Les délais de paiement maximum

Avant de parler de retard, il faut savoir quand la facture est due. La loi de modernisation de l’économie (LME) a fixé les plafonds suivants :

Des délais particuliers existent pour certains secteurs (transport, produits alimentaires périssables, par exemple). Les délais excessifs sont sanctionnés par une amende administrative, pouvant aller jusqu’à 2 millions d’euros pour une personne morale.

Calcul des 45 jours fin de mois : deux méthodes sont admises en pratique. Soit on ajoute 45 jours à la date de la facture puis on va à la fin du mois ; soit on va à la fin du mois puis on ajoute 45 jours. Pour une facture du 5 novembre 2026, la première méthode donne le 31 décembre 2026 (5 novembre + 45 jours = 20 décembre, puis fin de mois) ; la seconde donne le 14 janvier 2027 (30 novembre + 45 jours). Précisez la méthode retenue dans vos conditions générales pour éviter les malentendus.

Le taux des pénalités de retard

Le taux des pénalités est fixé dans vos conditions générales de vente ou dans le contrat. Deux règles l’encadrent :

• À défaut de taux convenu, c’est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage. Le taux BCE à retenir est celui en vigueur au 1^er janvier pour le premier semestre et au 1^er juillet pour le second.
• Si un taux est convenu, il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.

Les pénalités sont dues de plein droit, dès le lendemain de la date d’échéance, sans qu’un rappel soit nécessaire. Elles ne sont pas soumises à la TVA, car il s’agit d’une indemnité et non de la rémunération d’une prestation.

Les taux BCE et légal changent régulièrement. Avant de calculer, vérifiez la valeur applicable au semestre concerné sur les sites officiels (Banque de France, Service Public). Les taux utilisés dans nos exemples sont des hypothèses de calcul, pas des valeurs officielles.

La formule de calcul, pas à pas

Les pénalités se calculent comme des intérêts simples, au prorata du nombre de jours de retard :

Pénalités = montant TTC dû × taux annuel × nombre de jours de retard ÷ 365

Le montant de référence est le montant TTC restant dû, puisque c’est la somme que le client devait verser. Le nombre de jours court du lendemain de l’échéance jusqu’au jour du paiement effectif.

Exemple. Une facture de 4 800 € TTC est due le 30 septembre 2026 et payée le 14 novembre 2026, soit 45 jours de retard. Supposons un taux BCE de 2,15 % (hypothèse) : le taux des pénalités par défaut est alors de 12,15 %.

Si vos conditions prévoient un taux convenu, remplacez 12,15 % par ce taux, en vérifiant qu’il atteint bien trois fois le taux d’intérêt légal du semestre.

L’indemnité forfaitaire de 40 €

En plus des pénalités, tout professionnel en retard de paiement doit une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article D441-5 du Code de commerce). Quelques points à retenir :

• elle est due par facture payée en retard, pas par client ni par relance ;
• elle s’applique quel que soit le montant de la facture, même pour un retard d’un jour ;
• si vos frais réels de recouvrement sont plus élevés (huissier, avocat), vous pouvez demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs ;
• elle n’est pas soumise à la TVA.

Exemple : un client règle avec retard trois factures de 300 €. Vous pouvez lui réclamer 3 × 40 € = 120 € d’indemnités, en plus des pénalités calculées sur chaque facture.

Quoi écrire sur la facture

La facture doit indiquer la date d’échéance, le taux des pénalités et l’indemnité forfaitaire ; elle doit aussi préciser les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. Une formulation courante et complète :

« Paiement à 30 jours, soit le 5 décembre 2026. Pas d’escompte pour paiement anticipé. En cas de retard de paiement, des pénalités seront exigibles au taux de la BCE majoré de 10 points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce). »

Cette mention fait partie des mentions obligatoires d’une facture entre professionnels ; son absence peut être sanctionnée par une amende administrative. Dans Invoiceferry, vous pouvez enregistrer ce texte comme conditions de paiement par défaut dans les paramètres ; le modèle Rive Gauche l’affiche en pied de page avec vos autres mentions légales.

Réclamer les pénalités en pratique

Les pénalités sont dues automatiquement, mais c’est à vous de les réclamer. Une démarche progressive fonctionne souvent mieux qu’une facture de pénalités envoyée sans prévenir :

1. Relance amiable quelques jours après l’échéance, en rappelant le numéro et le montant de la facture.
2. Seconde relance mentionnant les pénalités et l’indemnité de 40 €.
3. Mise en demeure par lettre recommandée, avec le décompte des sommes dues.
4. Recours : médiation des entreprises, injonction de payer auprès du tribunal de commerce.

Pour facturer les pénalités, émettez une facture distincte qui détaille le calcul (montant, taux, nombre de jours) et l’indemnité forfaitaire, sans TVA. Gardez une trace de chaque relance.

Beaucoup de professionnels renoncent à réclamer les pénalités pour préserver la relation commerciale. C’est un choix légitime, mais les avoir mentionnées sur la facture vous laisse la possibilité de le faire en cas de retard répété.

Cas particuliers : paiement partiel et escompte

Si le client paie une partie de la facture à l’échéance et le solde plus tard, les pénalités ne courent que sur le montant restant dû. Exemple : sur 4 800 € TTC, le client verse 3 000 € à l’échéance et 1 800 € trente jours plus tard. Avec le même taux hypothétique de 12,15 %, les pénalités sont de 1 800 × 12,15 % × 30 ÷ 365, soit environ 17,98 €, auxquels s’ajoute l’indemnité de 40 €.

L’escompte fonctionne dans l’autre sens : c’est une réduction accordée en cas de paiement anticipé. Il n’est jamais obligatoire, mais la facture doit en indiquer les conditions, ou préciser « pas d’escompte pour paiement anticipé ».

Micro-entrepreneurs et indépendants : aussi concernés

Ces règles s’appliquent à tous les professionnels, quelle que soit leur taille. Un auto-entrepreneur qui facture une entreprise doit faire figurer les pénalités et l’indemnité de 40 € sur ses factures, et peut les réclamer de la même manière. Notre guide pour faire une facture en micro-entreprise donne un exemple de pied de page complet.

La facturation électronique devrait, à terme, faciliter le suivi des paiements grâce aux statuts transmis par les plateformes agréées. Elle ne remplace pas pour autant des conditions de paiement claires sur chaque facture.

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