Kort antwoord
Op een Belgische factuur staan minstens: het woord „factuur”, een datum en een doorlopend volgnummer, uw naam, adres en ondernemingsnummer (of btw-nummer), de gegevens van de klant, de datum van levering of dienst, een duidelijke omschrijving, de prijs exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag en het totaal. Valt u onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan vermeldt u dat en rekent u geen btw aan.
Waarom die vermeldingen ertoe doen
In België is de factuur het belangrijkste bewijsstuk voor de btw. Uw klant mag de btw op uw factuur alleen aftrekken als het document correct is. Ontbreekt bijvoorbeeld het btw-nummer of het btw-bedrag, dan kan de fiscus die aftrek weigeren. Uw klant zal u dan vragen om een nieuwe factuur, en dat kost u beiden tijd.
Voor uzelf staat er ook iets op het spel. Het Btw-Wetboek voorziet administratieve boetes voor onvolledige of onjuiste facturen. De bedragen hangen af van de overtreding, maar het is een risico dat u eenvoudig vermijdt met een goed sjabloon.
Bovendien geldt sinds 1 januari 2026 dat facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerd en elektronisch moeten zijn. De inhoudelijke vermeldingen blijven dezelfde, alleen de vorm verandert. Meer daarover leest u in ons artikel over e-facturatie en Peppol.
Meteen een factuur nodig? Open de gratis factuureditor: uw pdf in een minuut.
De volledige lijst van verplichte vermeldingen
Hieronder de vermeldingen die op een gewone Belgische factuur horen. Ondernemersorganisatie Unizo geeft in haar overzicht van de factuurvermeldingen dezelfde lijst.
| Vermelding | Toelichting |
|---|---|
| Het woord „factuur” | Zodat duidelijk is dat het geen offerte, pro forma of creditnota is. |
| Factuurdatum | De datum waarop u de factuur opmaakt. |
| Volgnummer | Een doorlopende, ononderbroken reeks. Geen gaten, geen dubbels. |
| Uw identiteit | Naam of handelsnaam, adres van de zetel en ondernemingsnummer of btw-nummer. |
| RPR en rechtbank | Voor rechtspersonen: „RPR” gevolgd door de rechtbank van de zetel, bv. „RPR Gent”. |
| Gegevens van de klant | Naam, adres en, als de klant btw-plichtig is, zijn btw-nummer. |
| Datum van levering of dienst | Als die verschilt van de factuurdatum. |
| Omschrijving | Aard en hoeveelheid van de goederen of diensten, specifiek genoeg om ze te herkennen. |
| Prijs exclusief btw | Per tarief opgesplitst als er meerdere btw-tarieven gelden. |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Bijvoorbeeld 21 %, 12 % of 6 %, met het bedrag per tarief. |
| Totaal te betalen | Het bedrag inclusief btw. |
| Bankrekeningnummer | Uw IBAN, zodat de klant kan betalen. |
Vergeet ook niet om, als u kortingen of voorschotten verrekent, die apart en duidelijk te tonen. Een voorschotfactuur is ook een factuur en krijgt dus ook een volgnummer.
Ondernemingsnummer en btw-nummer: wat is het verschil?
Elke Belgische onderneming krijgt bij inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) een ondernemingsnummer van tien cijfers, bijvoorbeeld 0123.456.789. Bent u btw-plichtig, dan is uw btw-nummer gewoon dat ondernemingsnummer met „BE” ervoor: BE0123.456.789.
In de praktijk zetten de meeste ondernemers het btw-nummer op hun factuur, omdat dat beide functies vervult. Bent u niet btw-plichtig of valt u onder de vrijstellingsregeling, dan vermeldt u in elk geval uw ondernemingsnummer. Ook dan bent u immers een onderneming met een KBO-inschrijving.
Let erop dat het nummer ook op uw andere documenten en op uw website staat. Dat is een aparte verplichting uit het Wetboek van economisch recht, maar het is handig om alles meteen in orde te brengen.
In Invoiceferry vult u dat nummer in het veld voor KvK- of ondernemingsnummer in. Via de instellingen kunt u het als standaard bewaren, zodat het op elke nieuwe factuur terugkomt.
De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen
Kleine ondernemingen met een jaaromzet van maximaal 25.000 euro exclusief btw kunnen kiezen voor de vrijstellingsregeling. U rekent dan geen btw aan aan uw klanten, maar u kunt ook de btw op uw aankopen niet aftrekken. Bovendien vervallen de meeste btw-aangiftes.
Sinds 1 januari 2025 is de Europese regeling herwerkt. Voor Belgische ondernemingen blijft de nationale drempel 25.000 euro. Daarnaast bestaat er een Europese omzetgrens van 100.000 euro die bepaalt of u de regeling ook in andere lidstaten kunt gebruiken; dat vraagt een aparte aanmelding. Wie onder de regeling valt, dient bovendien jaarlijks een klantenlisting in.
Overschrijdt u in de loop van het jaar de drempel, dan wordt u vanaf dat moment btw-plichtig volgens de normale regeling. De precieze overgangsregels hangen af van uw situatie; bespreek dat met uw boekhouder.
Dit artikel is geen fiscaal advies. Controleer de actuele bedragen en voorwaarden altijd bij de FOD Financiën of uw boekhouder.
De verplichte vermelding bij vrijstelling
Rekent u geen btw aan omdat u onder de vrijstellingsregeling valt, dan moet uw factuur vermelden waarom. De klant moet kunnen zien dat het ontbreken van btw geen vergissing is. De gangbare formulering is:
„Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk.”
Sommige boekhouders gebruiken een variant met een verwijzing naar artikel 56bis van het Btw-Wetboek. Belangrijk is dat de wettelijke grond duidelijk is. Zet de zin onderaan, bij de totalen of in het opmerkingenveld, zodat hij niet over het hoofd wordt gezien.
Ook voor andere vrijstellingen of bijzondere regelingen gelden eigen vermeldingen. Twee voorbeelden die vaak voorkomen:
- „Btw verlegd” als de klant de btw verschuldigd is, bijvoorbeeld bij bepaalde werken in onroerende staat of bij diensten aan een btw-plichtige klant in een andere EU-lidstaat.
- „Factuur uitgereikt door afnemer” bij self-billing, wanneer de klant de factuur in uw naam opmaakt.
Rekenvoorbeeld: dezelfde opdracht, twee situaties
Een grafisch ontwerper uit Leuven maakt een logo voor 800 euro. Hieronder hoe de factuur eruitziet als hij btw-plichtig is en als hij onder de vrijstellingsregeling valt.
| Btw-plichtig | Vrijstellingsregeling | |
|---|---|---|
| Bedrag exclusief btw | € 800,00 | € 800,00 |
| Btw 21 % | € 168,00 | — |
| Totaal | € 968,00 | € 800,00 |
| Nummer op factuur | BE0123.456.789 | Ondernemingsnummer 0123.456.789 |
| Extra vermelding | — | „Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk.” |
De btw-plichtige ontwerper draagt de 168 euro af aan de fiscus. Zijn zakelijke klant kan die 168 euro meestal weer aftrekken. De vrijgestelde ontwerper houdt de 800 euro, maar kan de btw op bijvoorbeeld een nieuwe laptop niet terugvorderen.
Voor een particuliere klant is het verschil wel voelbaar: die betaalt 968 euro tegenover 800 euro.
Facturen naar het buitenland en bijzondere gevallen
Factureert u aan een btw-plichtige klant in een andere EU-lidstaat, dan gelden er enkele extra vermeldingen. Bij diensten aan zo’n klant is meestal de klant de btw verschuldigd in zijn eigen land. U rekent dan geen Belgische btw aan, u vermeldt het btw-nummer van de klant en u zet de vermelding „btw verlegd” of een verwijzing naar de verleggingsregel op de factuur. Controleer het btw-nummer van uw klant vooraf in het Europese VIES-systeem.
Voor leveringen van goederen aan een btw-plichtige klant in een andere lidstaat spreekt men van een intracommunautaire levering. Ook dan rekent u in principe geen Belgische btw aan, maar u moet kunnen aantonen dat de goederen België hebben verlaten. Zulke leveringen komen ook in uw intracommunautaire opgave.
Nog enkele bijzondere gevallen:
- Voorschotfacturen. Vraagt u een voorschot, dan is de btw daarop meestal al verschuldigd bij betaling. De eindfactuur verwijst naar het voorschot.
- Creditnota’s. Een creditnota vermeldt de factuur die ze corrigeert, met datum en nummer.
- Facturen in een andere munt. Dat mag, maar het btw-bedrag moet dan ook in euro vermeld worden.
- Taal. Voor de btw mag u in principe elke taal gebruiken, maar de taalwetgeving kan voor sommige ondernemingen een taal opleggen, afhankelijk van de vestiging. Vraag het na als u twijfelt.
Veelgemaakte fouten
- Gaten in de nummering. Annuleert u een factuur, verwijder ze dan niet maar maak een creditnota. Zo blijft de reeks sluitend.
- Vage omschrijvingen. „Diensten” of „prestaties” is te weinig. Schrijf „Ontwerp logo en huisstijl, 3 voorstellen, september 2026”.
- Btw-nummer van de klant vergeten. Bij B2B-facturen is dat nodig, zeker bij verlegging.
- Verkeerd tarief. Renovatiewerken aan oudere woningen kunnen onder 6 % vallen, maar alleen als aan de voorwaarden is voldaan.
- Geen betaalreferentie. Niet verplicht, maar een gestructureerde mededeling maakt het afpunten van betalingen veel eenvoudiger.
Zo maakt u snel een correcte factuur
Een goed sjabloon voorkomt de meeste fouten. In Invoiceferry kiest u bijvoorbeeld het ontwerp „Grand-Place”, dat de Belgische opbouw volgt: uw gegevens en ondernemingsnummer bovenaan, de klant ernaast, daaronder de lijnen, btw per tarief en het totaal. Op facturen in euro verschijnt automatisch een betaal-QR-code die de klant met zijn bankapp kan scannen.
U vindt alle stijlen op de pagina ontwerpen en kant-en-klare voorbeelden bij de sjablonen. Uw gegevens blijven in uw browser; er is geen account nodig.
Factureert u aan een btw-plichtige onderneming in België, denk er dan aan dat een PDF sinds 2026 niet meer volstaat. Lees hoe dat zit op onze pagina over e-facturatie in België.
Maak uw factuur in minder dan een minuut, gratis. Vul het formulier in, bekijk het voorbeeld en download een pdf. Zonder registratie, uw gegevens blijven op uw toestel.
Factuur makenVeelgestelde vragen
Moet ik mijn ondernemingsnummer op de factuur zetten als ik niet btw-plichtig ben?
Ja. Elke onderneming die in de KBO staat ingeschreven, vermeldt haar ondernemingsnummer. Bent u btw-plichtig, dan gebruikt u doorgaans het btw-nummer, dat bestaat uit BE gevolgd door hetzelfde nummer.
Welke zin zet ik op de factuur onder de vrijstellingsregeling?
De gangbare formulering is: Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk. Zo ziet de klant dat er bewust geen btw is aangerekend.
Wat is de omzetdrempel van de vrijstellingsregeling?
Voor Belgische ondernemingen is dat 25.000 euro omzet per jaar, exclusief btw. Controleer de actuele voorwaarden bij de FOD Financiën of uw boekhouder.
Mag ik een factuur gewoon verwijderen als ik een fout maak?
Nee. De nummering moet doorlopend blijven. Maak een creditnota die de foute factuur neutraliseert en stel daarna een nieuwe factuur op.
Bronnen en verder lezen
Officiële pagina’s en andere bronnen voor dit artikel. Regels veranderen: controleer de bron voor u op een detail vertrouwt.
- Unizo – Welke vermeldingen moeten er op de factuur staan? unizo.be
- FOD BOSA – e-Factuur (efactuur.belgium.be) efactuur.belgium.be