E-facturatie in België vanaf 2026: Peppol uitgelegd voor kleine ondernemingen

Wat is er veranderd op 1 januari 2026?

Volgens het officiële portaal efactuur.belgium.be moeten btw-plichtige ondernemingen in België sinds 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun onderlinge handelingen. De factuur gaat rechtstreeks van de software van de verkoper naar de software van de koper.

Een PDF is daarbij geen e-factuur. Een PDF is een afbeelding van een document die een mens moet lezen. Een gestructureerde e-factuur is een databestand, meestal in het formaat Peppol BIS Billing 3.0, dat software automatisch kan inlezen: leverancier, bedragen, btw-tarieven, vervaldatum, alles zit in vaste velden.

De verplichting geldt voor binnenlandse B2B-handelingen. Facturen aan particulieren (B2C) vallen er niet onder, net zomin als facturen aan buitenlandse klanten. Voor de overheid (B2G) bestond al langer een eigen regeling.

Wie valt eronder, en wie niet?

De hoofdregel: is zowel de verkoper als de koper een in België gevestigde btw-plichtige onderneming, dan moet de factuur elektronisch en gestructureerd zijn.

Voor kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling en voor enkele andere categorieën gelden afwijkende regels, vooral wat het versturen betreft. Ontvangen van e-facturen is voor de meeste ondernemingen wel nodig. Twijfelt u, gebruik dan de online tool op efactuur.belgium.be die per situatie aangeeft of u onder de verplichting valt.

Wat er inhoudelijk op de factuur moet staan, verandert niet. Die vermeldingen leest u in ons overzicht van de verplichte factuurvermeldingen.

Peppol in gewone taal

Peppol is een internationaal netwerk waarop bedrijven elektronische documenten uitwisselen. U kunt het vergelijken met het telefoonnet: het maakt niet uit bij welke operator u zit, u kunt iedereen bellen. Zo werkt het ook bij Peppol.

Het netwerk bestaat uit vier „hoeken”:

1. U, de verkoper, maakt de factuur in uw software.
2. Uw access point (uw „operator”) zet de factuur op het netwerk.
3. Het access point van de klant ontvangt ze.
4. De klant krijgt de factuur in zijn eigen software.

Elke deelnemer heeft een Peppol-ID. In België is dat meestal gebaseerd op het ondernemingsnummer. Uw software zoekt in het centrale adresboek op via welk access point de klant bereikbaar is en levert de factuur daar af.

Wat is een access point en hoe kiest u er een?

Een Peppol-access point is een gecertificeerde dienstverlener die uw facturen op het netwerk zet en binnenkomende facturen voor u ontvangt. U sluit zelden rechtstreeks een contract met een access point; meestal zit de koppeling ingebouwd in uw boekhoud- of facturatiesoftware.

Let bij uw keuze op:

• Versturen én ontvangen. U moet ook e-facturen van leveranciers kunnen binnenkrijgen.
• Koppeling met uw boekhouding. Werkt uw boekhouder met een ander pakket, vraag dan hoe facturen bij hem terechtkomen.
• Kosten. Sommige pakketten rekenen per factuur, andere een vast bedrag per maand. Voor wie weinig factureert, maakt dat verschil.
• Archivering. U moet facturen bewaren; check hoe lang de software ze bijhoudt en hoe u ze exporteert.

Op efactuur.belgium.be vindt u een rubriek over softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van e-facturen.

Wat zit er in een e-factuur?

Een gestructureerde e-factuur bevat dezelfde gegevens als een papieren factuur, maar dan in vaste velden. Dat maakt het verschil met een PDF: de software van uw klant hoeft niets over te typen of te raden.

Het gangbare formaat in België is Peppol BIS Billing 3.0, een uitwerking van de Europese norm EN 16931. Andere landen gebruiken soms een eigen variant van die norm, zoals XRechnung in Duitsland. Het onderliggende idee is hetzelfde: een factuur als data, niet als beeld.

Een PDF-bijlage mag nog meegestuurd worden in de e-factuur, als leesbare kopie. Maar juridisch telt het gestructureerde bestand. Klopt de PDF niet met de data, dan geldt de data.

Een rekenvoorbeeld van het verschil in tijd: wie 40 inkomende facturen per maand manueel inboekt en daar telkens drie minuten mee bezig is, verliest twee uur per maand. Met e-facturen die automatisch binnenkomen, blijft daar vooral controle van over.

Hermes en andere gratis opties

Bij de start van de verplichting bood de overheid met Hermes een eenvoudige, gratis oplossing aan voor ondernemingen zonder eigen Peppol-software. Hermes was bedoeld als vangnet, niet als volwaardig boekhoudpakket, en de mogelijkheden en de beschikbaarheid ervan kunnen wijzigen. Kijk op efactuur.belgium.be wat er vandaag precies wordt aangeboden voordat u erop bouwt.

Voor wie heel weinig B2B-facturen maakt, kan zo’n basisoplossing volstaan. Wie regelmatig factureert, heeft meestal meer aan software die facturen, betalingen en boekhouding met elkaar verbindt.

Ontvangt u een e-factuur in XML en wilt u gewoon zien wat erin staat? Met de gratis e-factuur-viewer van Invoiceferry opent u het bestand in uw browser en ziet u het als een leesbare factuur.

De tolerantieperiode: wat gold er en wat nu?

De FOD Financiën kondigde voor het eerste kwartaal van 2026 een algemene tolerantieperiode aan. Ondernemingen die aantoonbaar tijdig en redelijk inspanningen hadden geleverd, kregen voor overtredingen specifiek rond e-facturatie in die maanden geen boete.

Die algemene tolerantie is afgelopen. Volgens het bericht over het einde van de tolerantieperiode bleef er alleen nog een gerichte, tijdelijke tolerantie voor self-billing (facturatie door de afnemer) tot en met 30 juni 2026. Bij uitzonderlijke technische problemen kan de administratie per geval beslissen om geen boete op te leggen, maar dat gebeurt niet automatisch.

Kort gezegd: vandaag moet u in orde zijn. Hebt u nog geen oplossing, maak er dan werk van.

Wat komt er in 2028: e-reporting

De volgende stap is e-reporting. Het plan is dat de gegevens van elke B2B-factuur vanaf 1 januari 2028 vrijwel in realtime ook aan de btw-administratie worden gemeld, via dezelfde Peppol-infrastructuur. Het doel is btw-fraude sneller op te sporen en de aangifte op termijn te vereenvoudigen.

Voor u als ondernemer betekent dat vooral: als u nu een goede e-facturatieoplossing kiest, zal de rapportering grotendeels automatisch via uw software lopen. De wettelijke details en de precieze timing kunnen nog wijzigen, dus volg de berichten op efactuur.belgium.be.

Wat als u vooral aan particulieren of buitenlandse klanten factureert?

Veel zelfstandigen werken voor een mix van klanten. Een kapper, een fotograaf of een loodgieter factureert vaak vooral aan particulieren. Een vertaler of webontwikkelaar heeft soms vooral klanten in Nederland of Frankrijk. Voor die facturen verandert er door de Belgische verplichting weinig: een duidelijke PDF of papieren factuur blijft mogelijk.

Toch hebt u meestal ook een manier nodig om e-facturen te ontvangen, want uw eigen leveranciers (uw telecomoperator, uw boekhouder, uw groothandel) sturen u als btw-plichtige onderneming wel e-facturen. Een ontvangstadres op Peppol is dus ook voor u nuttig.

Een rekenvoorbeeld: een fotograaf maakt per jaar 120 facturen, waarvan 100 aan particulieren en 20 aan Belgische bedrijven. Voor die 20 B2B-facturen heeft hij een e-factuuroplossing nodig. Voor de 100 particuliere facturen kan hij blijven werken zoals voorheen. Een pakket dat per factuur rekent, kan in zo’n geval goedkoper uitvallen dan een vast maandabonnement. Vergelijk dus op basis van uw eigen aantallen.

Stappenplan voor kleine ondernemingen

1. Ga na of u onder de verplichting valt met de tool op efactuur.belgium.be.
2. Vraag uw boekhouder welke software hij aanbeveelt; zo komen facturen vlot bij hem terecht.
3. Registreer u op Peppol via uw software, zodat leveranciers u kunnen bereiken.
4. Controleer uw stamgegevens: ondernemingsnummer, IBAN, adres. Fouten daarin zie je in een e-factuur sneller terug.
5. Stuur een testfactuur naar een bevriende onderneming of naar uzelf.
6. Gebruik een gestructureerde mededeling zodat betalingen automatisch gekoppeld worden.

Voor facturen aan particulieren en buitenlandse klanten kunt u nog steeds een PDF gebruiken. Daarvoor kunt u in de Invoiceferry-editor gratis een factuur opmaken met het Belgische ontwerp „Grand-Place”. Invoiceferry is zelf geen Peppol-access point. Dit artikel is geen fiscaal of juridisch advies.

Verwante tools en artikels

• Verplichte vermeldingen op een factuur in BelgiëWelke gegevens moeten op een Belgische factuur? Ondernemingsnummer, btw, volgnummer en de vermelding bij de vrijstellingsregeling, met voorbeeld.
• E-facturatie in BelgiëE-facturatie is in België verplicht voor B2B sinds 1 januari 2026. Wie Peppol moet gebruiken, boetes, uitzonderingen en hoe u zich voorbereidt.
• Gratis e-factuur viewerOpen en lees gratis een Peppol-, UBL- of Factur-X-e-factuur. Het bestand wordt in uw browser gelezen en nooit geüpload. Afdrukken of opslaan als pdf.