Kurz beantwortet
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen dürfen sie bis Ende 2026 noch Papier- oder PDF-Rechnungen, Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 sind E-Rechnungen zwischen Unternehmen generell Pflicht. Gültige Formate sind etwa XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
Was sich mit der E-Rechnungspflicht ändert
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Definition der Rechnung im Umsatzsteuergesetz geändert. Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet § 14 UStG zwischen der E-Rechnung und der „sonstigen Rechnung“. Eine sonstige Rechnung ist alles, was keine E-Rechnung ist: Papier, aber auch PDF, Word-Dokument oder ein Foto.
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) ist die E-Rechnung künftig der Regelfall. Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) ändert sich nichts – hier dürfen Sie weiterhin Papier oder PDF verwenden.
Hintergrund ist die Digitalisierung der Umsatzsteuer: Strukturierte Rechnungen lassen sich automatisch verarbeiten und sollen später die Grundlage für ein Meldesystem bilden. Für Sie als Selbstständige oder kleines Unternehmen geht es zunächst um zwei Fragen: Können Sie E-Rechnungen empfangen? Und ab wann müssen Sie selbst welche versenden?
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Was als E-Rechnung zählt – und was nicht
Eine E-Rechnung ist nach dem Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein.
Entscheidend ist also nicht, dass eine Rechnung elektronisch verschickt wird, sondern dass die Daten maschinenlesbar sind. Ein PDF per E-Mail ist zwar elektronisch, aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
| Format | E-Rechnung? |
|---|---|
| Papierrechnung | Nein (sonstige Rechnung) |
| PDF, Word, Bilddatei | Nein (sonstige Rechnung) |
| XRechnung (XML) | Ja |
| ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (bzw. COMFORT) | Ja |
| ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL | Nein, sie enthalten nicht alle Pflichtangaben |
Die Pflichtangaben selbst ändern sich nicht. Was eine Rechnung enthalten muss, steht im Artikel Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG. In der E-Rechnung stehen diese Angaben in definierten Datenfeldern.
Die Fristen im Überblick
Die Einführung erfolgt in Stufen. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.
| Zeitraum | Empfang | Versand |
|---|---|---|
| Ab 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können | Papier und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF weiterhin erlaubt |
| Bis 31. Dezember 2026 | – | Sonstige Rechnungen für Umsätze aus 2025 und 2026 zulässig |
| 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027 | – | Sonstige Rechnungen nur noch, wenn der Vorjahresumsatz des Ausstellers 800.000 € nicht überstiegen hat; außerdem EDI-Verfahren mit Zustimmung |
| Ab 1. Januar 2028 | – | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht |
Ein Beispiel: Eine Webdesignerin mit 120.000 € Umsatz im Jahr 2026 darf im Jahr 2027 noch PDF-Rechnungen an Geschäftskunden schicken, weil sie unter 800.000 € liegt. Ab dem 1. Januar 2028 muss sie E-Rechnungen ausstellen. Ein Unternehmen mit 1,2 Mio. € Umsatz muss dagegen bereits ab 2027 umstellen.
Ausgenommen von der Versandpflicht sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen ebenfalls keine E-Rechnungen ausstellen, siehe Rechnung als Kleinunternehmer.
Die Empfangspflicht seit 2025
Seit Anfang 2025 können Ihre Geschäftskunden Ihnen E-Rechnungen schicken, ohne Sie vorher zu fragen. Sie müssen diese annehmen können. Das klingt aufwendiger, als es ist: Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt ein E-Mail-Postfach, über das Sie XML-Dateien empfangen.
Schwieriger ist das Lesen. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, die im Texteditor kaum verständlich ist. Sie brauchen also ein Programm, das die Daten in eine lesbare Ansicht umwandelt. Viele Buchhaltungsprogramme können das; für gelegentliche Rechnungen reicht auch ein Viewer. Mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer von Invoiceferry öffnen Sie eine Datei direkt im Browser, ohne dass sie hochgeladen wird.
Denken Sie außerdem an die Aufbewahrung: Die XML-Datei ist das Original und muss acht Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden. Ein ausgedrucktes PDF der Ansicht ersetzt sie nicht. Bei ZUGFeRD-Dateien sind die XML-Daten im PDF eingebettet; maßgeblich sind die strukturierten Daten.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich aber in der Handhabung:
- XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie besteht nur aus XML-Daten, ohne Sichtdarstellung. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist sie über Plattformen wie die des Bundes etabliert, siehe e-rechnung-bund.de.
- ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF für Menschen mit eingebetteter XML-Datei für Maschinen. Für Empfänger ohne spezielle Software ist das bequemer, weil sie das PDF wie gewohnt öffnen können.
Für die Praxis gilt: Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, welches Format sie bevorzugen. Behörden verlangen oft die XRechnung, private Unternehmen nehmen häufig beide Formate an. Bei der hybriden Variante sollten Sie darauf achten, dass PDF und XML inhaltlich übereinstimmen – im Zweifel gelten die XML-Daten.
Wer heute schon eine XRechnung erstellen möchte, kann den kostenlosen XRechnung-Export (Beta) im E-Rechnungsbereich von Invoiceferry nutzen. Weitere Hintergründe in englischer Sprache finden Sie unter E-Invoicing in Germany.
Was gilt für Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland?
Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Für folgende Fälle bleibt es vorerst bei den bisherigen Regeln:
- Privatkunden (B2C): Papier oder PDF bleibt erlaubt. Eine E-Rechnung dürfen Sie nur mit Zustimmung des Kunden schicken – und die meisten Verbraucher können XML ohnehin nicht öffnen.
- Kunden im Ausland: Für grenzüberschreitende Rechnungen gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht. Die EU plant mit „ViDA“ eigene Regeln, die erst später greifen.
- Gemischte Kunden: Viele Selbstständige haben beides. Sie können dann für Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen und für Privatkunden PDFs.
Prüfen Sie, ob Ihr Kunde ein Unternehmer ist. Auch Vereine oder Freiberufler können Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sein.
So bereiten Sie sich vor
Mit einer kurzen Checkliste kommen Sie gut durch die Übergangszeit:
- Empfang sicherstellen: Legen Sie eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
- Lesen und archivieren: Klären Sie, mit welchem Programm Sie XML-Rechnungen anzeigen, und wie Sie die Originaldateien revisionssicher aufbewahren.
- Vorjahresumsatz prüfen: Liegt er unter 800.000 €, haben Sie für den Versand Zeit bis Ende 2027.
- Stammdaten pflegen: E-Rechnungen verlangen saubere Daten – vollständige Adressen, Steuernummern, Leitweg-ID bei Behörden und eine eindeutige Rechnungsnummer.
- Testen: Schicken Sie einem Stammkunden probeweise eine E-Rechnung und fragen Sie, ob sie korrekt verarbeitet wurde.
Hinweis: Dieser Überblick ersetzt keine Steuerberatung. Für Spezialfälle wie Anzahlungen, Gutschriften oder Dauerrechnungen lohnt sich ein Gespräch mit Ihrer Steuerberatung oder ein Blick in die Informationsangebote Ihrer IHK.
Häufige Missverständnisse
Rund um die E-Rechnung kursieren einige Annahmen, die nicht stimmen:
- „Ich brauche sofort eine neue Software.“ Für den Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach und ein Programm zum Anzeigen. Für den Versand haben die meisten kleinen Unternehmen bis Ende 2026 oder Ende 2027 Zeit.
- „Ein PDF mit Signatur ist eine E-Rechnung.“ Nein. Eine elektronische Signatur macht ein PDF nicht maschinenlesbar.
- „Ich muss mich auf einer Plattform registrieren.“ Für Rechnungen zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz keinen bestimmten Übertragungsweg vor. E-Mail ist zulässig. Nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gibt es eigene Portale.
- „Ich darf eine E-Rechnung ablehnen.“ Seit 2025 dürfen Unternehmen eine korrekte E-Rechnung nicht mehr zurückweisen, nur weil sie elektronisch ist.
- „Mit der E-Rechnung ändern sich die Pflichtangaben.“ Nein, die Angaben bleiben gleich. Sie werden lediglich in festgelegten Datenfeldern übermittelt.
Auch für den Rechnungsinhalt gilt weiter: Eine E-Rechnung kann formal korrekt sein und trotzdem inhaltliche Fehler enthalten, etwa einen falschen Steuersatz. Die strukturierte Form ersetzt also nicht die sorgfältige Prüfung der Angaben.
Ein praktischer Vorteil zeigt sich beim Empfang: Weil die Daten maschinenlesbar sind, können Buchhaltungsprogramme Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit automatisch übernehmen. Gerade bei vielen Eingangsrechnungen spart das Tipparbeit und reduziert Übertragungsfehler.
Wer seine Buchhaltung an ein Steuerbüro übergibt, sollte dort nachfragen, in welcher Form die E-Rechnungen künftig geliefert werden sollen. Viele Kanzleien bieten eigene Upload-Wege an, die die XML-Dateien direkt verarbeiten.
Ein letzter Punkt betrifft Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Hier gilt die E-Rechnungspflicht schon länger: Lieferanten des Bundes müssen seit Ende 2020 bei Aufträgen ab einem bestimmten Wert E-Rechnungen einreichen, meist als XRechnung über ein zentrales Rechnungseingangsportal. Die Länder haben teils eigene Regelungen und Portale. Wer für Behörden arbeitet, hat deshalb oft schon Erfahrung mit dem Format und kann diese für Geschäftskunden nutzen.
Für alle anderen gilt: Die Übergangsfristen geben genug Zeit, sich in Ruhe vorzubereiten. Wer früh beginnt, kann Abläufe testen, solange Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt sind, und vermeidet Hektik kurz vor dem Stichtag. Ein guter erster Schritt ist, die eigenen Rechnungsvorlagen auf vollständige Stammdaten zu prüfen, denn genau diese Daten werden später in die strukturierten Felder übernommen.
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Rechnung erstellenHäufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten nach der Norm EN 16931 enthalten, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss bereits ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle inländischen Unternehmen. Ausstellen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen dagegen nicht.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Privatkunden?
Nein. Für Rechnungen an Verbraucher bleiben Papier und PDF erlaubt. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Quellen und weiterführende Links
Offizielle Seiten und weitere Lektüre zu diesem Artikel. Regeln ändern sich – prüfen Sie im Zweifel die Quelle.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) gesetze-im-internet.de
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38: E-Rechnung) gesetze-im-internet.de
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung (e-rechnung-bund.de) e-rechnung-bund.de
- § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer gesetze-im-internet.de