Kurz beantwortet
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG braucht jede Rechnung eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, die nur einmal vergeben wird. Buchstaben, Jahreszahlen und mehrere Nummernkreise sind erlaubt. Lücken sind nicht verboten, sollten aber erklärbar sein. Eine Stornorechnung erhält immer eine eigene, neue Nummer.
Was das Gesetz verlangt
Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Verlangt wird eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“.
Daraus ergeben sich zwei Grundregeln:
- Einmalig: Jede Nummer darf nur ein einziges Mal vorkommen. Das ist die wichtigste Anforderung.
- Fortlaufend: Die Nummern folgen einer nachvollziehbaren Systematik. Eine lückenlose Abfolge verlangt das Umsatzsteuerrecht nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht.
Der Zweck ist einfach: Jede Rechnung soll eindeutig identifizierbar sein. So lassen sich doppelte Vorsteuerabzüge vermeiden, und das Finanzamt kann Ihre Buchhaltung nachvollziehen. Die Rechnungsnummer ist damit eine von mehreren Pflichtangaben einer Rechnung.
Hinweis: Die folgenden Erläuterungen geben die allgemeine Praxis wieder und sind keine Steuerberatung.
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Gängige Formate mit Beispielen
Wie Sie Ihre Nummer aufbauen, entscheiden Sie selbst. Bewährt haben sich diese Muster:
| Format | Beispiel | Geeignet für |
|---|---|---|
| Einfache Zahlenfolge | 1001, 1002, 1003 | Sehr wenige Rechnungen, langfristig |
| Jahr + Zähler | 2026-001, 2026-002 | Die meisten Selbstständigen |
| Jahr + Monat + Zähler | 2026-11-01, 2026-11-02 | Viele Rechnungen pro Monat |
| Präfix + Jahr + Zähler | RE-2026-0147 | Unterscheidung von Angeboten (AN-…) oder Gutschriften (GS-…) |
| Kundennummer + Zähler | K042-0007 | Wenige Stammkunden mit vielen Rechnungen |
Das Format „Jahr + Zähler“ ist besonders beliebt, weil Sie jedes Jahr neu bei 001 beginnen können und trotzdem keine Nummer doppelt entsteht: 2025-001 und 2026-001 sind verschiedene Nummern.
Planen Sie genügend Stellen ein. Wer mit „2026-1“ beginnt und später „2026-10“ und „2026-100“ hat, bekommt Probleme bei der Sortierung. Mit drei oder vier Stellen („2026-001“) bleiben Listen in Tabellen und Dateisystemen ordentlich sortiert.
Mehrere Nummernkreise
Das Gesetz erlaubt ausdrücklich „eine oder mehrere Zahlenreihen“. Sie können also parallel mehrere Nummernkreise führen, etwa:
- nach Geschäftsbereich: „WEB-2026-014“ für Webdesign und „FOT-2026-009“ für Fotografie,
- nach Standort oder Filiale: „HH-0231“ und „M-0187“,
- nach Belegart: „RE-“ für Rechnungen, „GS-“ für Gutschriften, „ST-“ für Stornorechnungen,
- nach Ausstellungsweg: ein Kreis für Rechnungen aus dem Onlineshop, einer für manuell erstellte.
Wichtig ist, dass die Präfixe klar unterscheidbar sind und eine Nummer niemals in zwei Kreisen gleichzeitig vorkommen kann. Halten Sie außerdem fest, welche Kreise es gibt und wofür sie stehen. Bei einer Prüfung sollten Sie das erklären können.
Mehrere Kreise sind praktisch, aber jeder zusätzliche Kreis ist eine weitere Fehlerquelle. Für die meisten Selbstständigen reicht ein einziger Nummernkreis völlig aus.
Wenn Sie dennoch mehrere Kreise nutzen, prüfen Sie zum Jahresende kurz jede Reihe: Gibt es Doppelungen, unerklärte Lücken oder Nummern, die in keinem Kreis vorgesehen sind? Diese kleine Kontrolle dauert wenige Minuten und erspart später lange Erklärungen gegenüber dem Finanzamt oder der Steuerberatung.
Lücken, Neustart und Jahreswechsel
Eine häufige Sorge: Was passiert, wenn eine Nummer fehlt, weil eine Rechnung doch nicht verschickt wurde? Umsatzsteuerlich ist eine Lücke kein Fehler, solange die Nummern eindeutig bleiben. Sie sollten Lücken aber vermeiden oder dokumentieren, denn bei einer Betriebsprüfung können sie Fragen aufwerfen – etwa, ob Umsätze nicht erfasst wurden.
Ein gutes Vorgehen: Wurde eine Nummer vergeben, aber die Rechnung nicht versendet, bewahren Sie den Entwurf mit dem Vermerk „nicht versendet“ auf. So bleibt die Nummernfolge erklärbar.
Zum Jahreswechsel dürfen Sie neu beginnen, wenn die Jahreszahl Bestandteil der Nummer ist. Bei reinen Zahlenfolgen ohne Jahr ist ein Neustart dagegen nicht möglich, weil sonst Nummern doppelt entstehen würden.
Auch die Startnummer ist frei. Sie müssen nicht bei 1 beginnen. Manche Gründer starten bewusst mit 1001, damit ihre ersten Rechnungen nicht als solche erkennbar sind – das ist zulässig.
Stornorechnung und Korrekturen
Eine bereits versendete Rechnung darf nicht einfach geändert oder gelöscht werden. Stattdessen stellen Sie eine Stornorechnung aus, die die ursprüngliche Rechnung aufhebt. Diese Stornorechnung erhält eine eigene, neue Rechnungsnummer und verweist auf die ursprüngliche Nummer und das ursprüngliche Datum.
Beispiel:
| Beleg | Nummer | Betrag |
|---|---|---|
| Ursprüngliche Rechnung vom 03.11.2026 | 2026-0147 | 1.470,80 € |
| Stornorechnung zu Rechnung 2026-0147 | 2026-0151 | −1.470,80 € |
| Neue, korrigierte Rechnung | 2026-0152 | 1.380,40 € |
Die Stornorechnung enthält dieselben Positionen mit negativen Beträgen, einschließlich negativer Umsatzsteuer. Danach erstellen Sie eine neue Rechnung mit den richtigen Angaben.
Nicht jeder Fehler erfordert ein Storno. Fehlt nur eine Pflichtangabe – etwa der Leistungszeitraum –, kann die Rechnung auch durch ein Dokument berichtigt werden, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Verwechseln Sie die Stornorechnung außerdem nicht mit einer „Gutschrift“ im umsatzsteuerlichen Sinn: Dort stellt der Kunde die Rechnung aus.
Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden
- Doppelte Nummern: Passiert oft, wenn Rechnungen in verschiedenen Programmen oder Tabellen erstellt werden. Lösung: ein zentraler Ort für die Vergabe.
- Nummer nachträglich geändert: Eine versendete Rechnungsnummer bleibt unverändert, auch wenn sich der Inhalt als falsch herausstellt.
- Datum statt Nummer: „05.11.2026“ allein ist keine eindeutige Nummer, sobald Sie zwei Rechnungen am selben Tag schreiben.
- Kundennummer ohne Zähler: „K042“ für alle Rechnungen an denselben Kunden ist nicht einmalig.
- Neustart ohne Jahreszahl: Wer jedes Jahr wieder bei 1 beginnt, ohne das Jahr in die Nummer aufzunehmen, erzeugt Doppelungen.
- Storno überschreibt Original: Die ursprüngliche Rechnung muss erhalten bleiben; Storno und Neurechnung bekommen eigene Nummern.
Bei der E-Rechnung ist die Rechnungsnummer ein Pflichtfeld in den strukturierten Daten. Fehler fallen dort schneller auf, weil Empfängersysteme Doppelungen automatisch erkennen. Mehr dazu im Artikel E-Rechnungspflicht ab 2025.
Rechnungsnummern in der Praxis verwalten
Für wenige Rechnungen im Monat genügt eine einfache Liste mit Nummer, Datum, Kunde und Betrag. Wichtig ist, dass Sie die nächste freie Nummer immer an derselben Stelle nachschauen.
Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto müssen nach § 33 UStDV keine Rechnungsnummer enthalten. Für eine saubere Buchhaltung ist eine Nummer trotzdem sinnvoll.
Im Invoiceferry-Editor legen Sie Ihr Nummernformat und die nächste Nummer in den Einstellungen fest. Weil die Daten nur in Ihrem Browser gespeichert werden, sollten Sie Rechnungen aber immer auf demselben Gerät erstellen oder Ihre Nummernliste zusätzlich führen – sonst entstehen auf einem zweiten Gerät leicht Doppelungen.
Ein letzter Tipp: Nennen Sie die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. So können Sie Zahlungseingänge eindeutig zuordnen. Ein GiroCode auf der Rechnung übernimmt die Nummer automatisch in die Überweisung Ihres Kunden.
Rechnungsnummer, Angebot und Auftragsnummer unterscheiden
Im Alltag tauchen auf Belegen oft mehrere Nummern auf: Angebotsnummer, Auftragsnummer, Kundennummer, Lieferscheinnummer und Rechnungsnummer. Nur die Rechnungsnummer ist eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe. Die anderen Nummern sind freiwillig, können aber für die Zuordnung beim Kunden sehr hilfreich sein.
Achten Sie darauf, dass die Rechnungsnummer auf dem Dokument eindeutig als solche bezeichnet ist, etwa „Rechnungsnummer: RE-2026-0147“. Steht dort nur eine Zahl ohne Bezeichnung, ist für die Buchhaltung Ihres Kunden nicht klar, welche Nummer gemeint ist.
Nutzen Sie für Angebote möglichst einen eigenen Nummernkreis mit anderem Präfix. Wenn aus dem Angebot AN-2026-031 ein Auftrag wird, erhält die spätere Rechnung trotzdem ihre eigene Nummer aus dem Rechnungskreis. Auf der Rechnung können Sie die Angebotsnummer zusätzlich als Referenz nennen.
Große Kunden vergeben häufig eigene Bestellnummern und verlangen, dass diese auf der Rechnung erscheinen. Ohne Bestellnummer wird die Rechnung dort manchmal nicht bearbeitet. Fragen Sie vor der ersten Rechnung nach, welche Referenzen benötigt werden. Bei Rechnungen an Behörden kommt die Leitweg-ID hinzu, die den Empfänger innerhalb der Verwaltung identifiziert.
Abschlags- und Teilrechnungen bekommen ebenfalls jeweils eine eigene Nummer aus dem normalen Kreis. Die Schlussrechnung verweist dann auf die Nummern der vorangegangenen Abschlagsrechnungen und zieht die bereits gezahlten Beträge ab. So bleibt für alle Beteiligten nachvollziehbar, welche Zahlung zu welchem Beleg gehört.
Wer mit Teams arbeitet, sollte festlegen, wer Nummern vergeben darf. Erstellen zwei Personen gleichzeitig Rechnungen aus derselben Liste, entstehen schnell Doppelungen. Eine klare Zuständigkeit oder getrennte Präfixe pro Person lösen das Problem.
Auch beim Wechsel des Rechnungsprogramms ist Vorsicht geboten. Übernehmen Sie die letzte vergebene Nummer in das neue Programm und starten Sie dort mit der nächsten freien Nummer. Wer im neuen Programm einfach wieder bei 1 beginnt, erzeugt Nummern, die es im alten System bereits gibt. Alternativ können Sie mit dem Wechsel ein neues Präfix einführen, zum Beispiel „R2-“, und das in Ihren Unterlagen festhalten.
Bewahren Sie alle Rechnungen – auch stornierte – vollständig auf. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland acht Jahre. Eine lückenlos dokumentierte Nummernfolge macht es bei einer späteren Prüfung deutlich einfacher, die Vollständigkeit Ihrer Einnahmen zu belegen.
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Rechnung erstellenHäufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Nein, umsatzsteuerlich wird keine lückenlose Folge verlangt. Jede Nummer muss aber einmalig sein, und Lücken sollten Sie bei einer Prüfung erklären können.
Darf ich jedes Jahr neu bei 1 anfangen?
Ja, wenn die Jahreszahl Teil der Nummer ist, zum Beispiel 2026-001. Ohne Jahreszahl würden Nummern doppelt vergeben.
Bekommt eine Stornorechnung eine eigene Nummer?
Ja. Die Stornorechnung erhält eine neue Nummer aus Ihrem Nummernkreis und verweist auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung.
Dürfen Buchstaben in der Rechnungsnummer vorkommen?
Ja. Präfixe wie RE- oder Kürzel für Geschäftsbereiche sind zulässig, solange jede Nummer eindeutig bleibt.
Quellen und weiterführende Links
Offizielle Seiten und weitere Lektüre zu diesem Artikel. Regeln ändern sich – prüfen Sie im Zweifel die Quelle.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) gesetze-im-internet.de
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge gesetze-im-internet.de