Kurz beantwortet
Eine Rechnung in Deutschland muss nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem enthalten: Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Nettoentgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Bei Beträgen bis 250 € brutto genügt eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung.
Warum die Pflichtangaben so wichtig sind
Für Sie als Rechnungsaussteller ist eine Rechnung zunächst eine Zahlungsaufforderung. Für Ihren Kunden ist sie mehr: Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung darf ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug bei einer Prüfung versagen.
Deshalb prüfen viele Buchhaltungen eingehende Rechnungen sehr genau und schicken unvollständige Belege zurück. Das kostet Zeit und verzögert Ihre Zahlung. Wer die Pflichtangaben einmal sauber in seine Vorlage übernimmt, muss sich später kaum noch darum kümmern.
Die Grundlage ist § 14 Abs. 4 UStG. Ergänzende Pflichten für Sonderfälle wie innergemeinschaftliche Lieferungen oder das Reverse-Charge-Verfahren stehen in § 14a UStG. Vereinfachungen für kleine Beträge regelt § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
Hinweis: Dieser Artikel erklärt die allgemeinen Regeln und ersetzt keine Steuerberatung. In Zweifelsfällen – etwa bei Auslandsgeschäften – sollten Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater fragen.
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Die Pflichtangaben im Überblick
Die folgende Tabelle fasst die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG zusammen. Die Nummern entsprechen der Reihenfolge im Gesetz.
| Nr. | Pflichtangabe | Praxis-Tipp |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers | Rechtsform mit angeben (z. B. „GmbH“); ein Postfach genügt als Anschrift |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers | Eine der beiden reicht; die USt-IdNr. schützt Ihre Steuernummer |
| 3 | Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird |
| 4 | Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird | Keine Lücken nötig, aber keine Doppelungen |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung | „Beratung“ allein ist zu vage, besser „Beratung Website-Relaunch, 12 Std.“ |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Auch ein Leistungszeitraum ist möglich, z. B. „Oktober 2026“ |
| 7 | Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie vereinbarte Minderungen (Skonto, Rabatte) | Skonto-Bedingungen gehören auf die Rechnung |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung | 19 % oder 7 %, getrennt ausweisen |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers | Nur bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück |
| 10 | Die Angabe „Gutschrift“ | Nur, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt |
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sehr sinnvoll sind Zahlungsziel, Bankverbindung und eine Kontaktadresse. Kapitalgesellschaften müssen zudem nach Handelsrecht Angaben wie Registergericht und Handelsregisternummer auf Geschäftsbriefen führen, wozu auch Rechnungen zählen.
Angaben zu Ihnen und Ihrem Kunden
Name und Anschrift müssen so vollständig sein, dass sich beide Parteien eindeutig identifizieren lassen. Bei Firmen gehört die vollständige Firmierung inklusive Rechtsform dazu. Abkürzungen sind zulässig, wenn die Identifizierung trotzdem eindeutig möglich ist.
Bei der Steuernummer haben Sie die Wahl: Steuernummer vom Finanzamt oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) vom Bundeszentralamt für Steuern. Viele Selbstständige nutzen die USt-IdNr., weil die Steuernummer auch für andere Steuerarten verwendet wird und nicht auf jedem Beleg stehen muss. Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten ist die USt-IdNr. ohnehin Pflicht – dann zusätzlich auch die Ihres Kunden.
Die Adresse des Kunden sollte mit der Adresse übereinstimmen, die er Ihnen für die Rechnungsstellung genannt hat. Gerade bei größeren Unternehmen gibt es oft eine eigene Rechnungsanschrift oder eine Bestellnummer, die Sie mit angeben sollten, damit die Rechnung intern richtig zugeordnet wird.
Rechnungsnummer, Datum und Leistungszeitpunkt
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein. Das Gesetz spricht von einer „fortlaufenden Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen“. Sie dürfen also mehrere Nummernkreise führen und Buchstaben verwenden, solange keine Nummer doppelt vorkommt. Details und Beispiele finden Sie im Artikel Rechnungsnummer: Regeln, Beispiele und typische Fehler.
Das Ausstellungsdatum und der Leistungszeitpunkt sind zwei verschiedene Angaben. Wenn Sie im Oktober eine Website bauen und die Rechnung am 3. November schreiben, ist der 3. November das Rechnungsdatum und „Oktober 2026“ der Leistungszeitraum. Stimmen beide Daten überein, reicht ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Der Leistungszeitpunkt ist wichtig, weil er bestimmt, in welchem Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuer entsteht. Fehlt er, ist die Rechnung formal unvollständig, auch wenn alle Beträge stimmen.
Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuer
Die Beschreibung der Leistung muss so konkret sein, dass ein Dritter – etwa eine Betriebsprüferin – nachvollziehen kann, was geliefert oder geleistet wurde. Allgemeine Begriffe wie „Dienstleistungen“ oder „Material“ genügen nicht. Besser sind Mengen, Einheiten und eine kurze Beschreibung.
Das Entgelt ist der Nettobetrag. Werden Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet, müssen Sie die Nettobeträge nach Steuersätzen getrennt ausweisen – zum Beispiel ein Buch mit 7 % und ein Workshop mit 19 %. Rabatte und Skonto, die bereits feststehen, gehören ebenfalls auf die Rechnung. Bei Skonto genügt ein Hinweis wie „2 % Skonto bei Zahlung bis zum 15.11.2026“.
Anschließend folgen Steuersatz und Steuerbetrag. Ist eine Leistung steuerfrei oder gilt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, muss stattdessen ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung stehen. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken das ausdrücklich – mehr dazu im Artikel Rechnung als Kleinunternehmer.
Beispielrechnung: so sieht eine vollständige Rechnung aus
Ein fiktives Beispiel: Grafikdesignerin Anna Berger aus Leipzig berechnet einer Agentur Logo-Entwürfe und ein gedrucktes Fachbuch.
| Angabe | Inhalt im Beispiel |
|---|---|
| Rechnungssteller | Anna Berger Design, Musterstraße 4, 04109 Leipzig |
| Empfänger | Nordlicht Agentur GmbH, Hafenweg 12, 20457 Hamburg |
| USt-IdNr. | DE123456789 (Beispiel) |
| Rechnungsnummer | 2026-0147 |
| Rechnungsdatum | 05.11.2026 |
| Leistungszeitraum | 01.10.2026–31.10.2026 |
| Position 1 | Logo-Entwicklung, 3 Entwürfe inkl. 2 Korrekturschleifen, 16 Std. × 75,00 € = 1.200,00 € netto (19 %) |
| Position 2 | Fachbuch „Corporate Design“, 1 Stück, 40,00 € netto (7 %) |
| Umsatzsteuer | 19 % auf 1.200,00 € = 228,00 €; 7 % auf 40,00 € = 2,80 € |
| Gesamtbetrag | 1.470,80 € |
| Zahlungsziel | Zahlbar bis 19.11.2026 ohne Abzug |
Alle Pflichtangaben sind enthalten, die Beträge sind nach Steuersätzen getrennt, und Leistungszeitraum und Rechnungsdatum sind klar unterschieden. Ergänzend stehen Bankverbindung und Zahlungsziel auf der Rechnung, damit die Agentur ohne Rückfrage überweisen kann.
Wenn Sie eine solche Rechnung im Browser erstellen möchten: Im Rechnungseditor von Invoiceferry sind die Pflichtfelder bereits vorgesehen, und das Design „Bauhaus“ folgt dem Briefaufbau nach DIN 5008. Bei Euro-Rechnungen kann zusätzlich ein GiroCode erscheinen, den Ihr Kunde mit der Banking-App scannt.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € (brutto) nicht übersteigt, gilt eine Vereinfachung nach § 33 UStDV. Eine solche Kleinbetragsrechnung muss nur enthalten:
- vollständigen Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) sowie den Steuersatz, oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Es entfallen also Angaben zum Kunden, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der getrennte Ausweis von Netto und Steuer. Typische Fälle sind Kassenbons, Taxiquittungen oder kleine Materialeinkäufe.
Beispiel: Sie verkaufen einen Ratgeber für 21,40 €. Auf dem Beleg genügt „1 Ratgeber, 21,40 € inkl. 7 % USt“, dazu Ihr Name, Ihre Anschrift und das Datum.
Die Vereinfachung gilt nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen, Fernverkäufe und Leistungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet (§ 13b UStG). In der Praxis schadet es übrigens nicht, auch kleine Rechnungen vollständig auszustellen – viele Geschäftskunden erwarten ohnehin eine Rechnungsnummer.
Sonderfälle und typische Fehler
Einige Situationen verlangen zusätzliche Angaben:
- Reverse Charge: Bei bestimmten Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland schuldet der Kunde die Steuer. Dann muss „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung stehen, dazu beide USt-IdNrn. (§ 14a UStG).
- Innergemeinschaftliche Lieferung: Hinweis auf die Steuerbefreiung und beide USt-IdNrn.; die Rechnung ist bis zum 15. des Folgemonats auszustellen.
- Anzahlungsrechnungen: Die Schlussrechnung muss die bereits gezahlten Beträge und die darauf entfallende Steuer abziehen.
Häufige Fehler in der Praxis sind ein fehlender Leistungszeitpunkt, eine zu ungenaue Leistungsbeschreibung, doppelte Rechnungsnummern und ein falscher Steuersatz. Ein falscher Steuerausweis ist besonders unangenehm: Wer zu viel Umsatzsteuer ausweist, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt nach § 14c UStG trotzdem.
Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht einfach überschrieben. Sie stellen eine Korrektur oder eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
Ab 2025 kommt ein weiteres Thema hinzu: Rechnungen zwischen Unternehmen werden schrittweise als strukturierte E-Rechnung verlangt. Was das für Sie bedeutet, lesen Sie im Artikel E-Rechnungspflicht ab 2025. Die Pflichtangaben bleiben dabei dieselben – sie stehen dann zusätzlich maschinenlesbar in einer XML-Datei.
Freiwillige Angaben, die Ihnen die Arbeit erleichtern
Neben den Pflichtangaben gibt es Angaben, die das Gesetz nicht verlangt, die aber Rückfragen vermeiden und die Zahlung beschleunigen. Dazu gehören ein konkretes Zahlungsziel mit Datum, Ihre Bankverbindung mit IBAN und BIC, eine Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden sowie eine Ansprechperson mit Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
Ein festes Datum („zahlbar bis 19.11.2026“) ist eindeutiger als „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, weil niemand rechnen muss, ab wann die Frist läuft. Für Mahnungen ist ein klares Fälligkeitsdatum ebenfalls hilfreich.
Wer seine Rechnungen regelmäßig mit denselben Angaben erstellt, sollte diese einmal als Vorlage speichern. So sinkt das Risiko, dass im Alltag eine Pflichtangabe vergessen wird.
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Rechnung erstellenHäufige Fragen
Muss jede Rechnung eine Rechnungsnummer haben?
Ja, mit Ausnahme von Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Die Nummer muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden; mehrere Nummernkreise sind erlaubt.
Reicht die Steuernummer oder brauche ich die USt-IdNr.?
Für Inlandsrechnungen genügt eine der beiden Nummern. Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten wird die USt-IdNr. benötigt, in der Regel auch die des Kunden.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Die Rechnung ist nicht ordnungsgemäß. Ihr Kunde kann die Vorsteuer möglicherweise nicht abziehen und wird eine Korrektur verlangen. Sie können die Rechnung berichtigen, indem Sie die fehlenden Angaben nachreichen oder eine korrigierte Rechnung ausstellen.
Muss das Leistungsdatum immer angegeben werden?
Ja. Stimmt es mit dem Rechnungsdatum überein, genügt ein entsprechender Hinweis. Bei länger laufenden Leistungen ist ein Zeitraum wie „Oktober 2026“ zulässig.
Quellen und weiterführende Links
Offizielle Seiten und weitere Lektüre zu diesem Artikel. Regeln ändern sich – prüfen Sie im Zweifel die Quelle.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) gesetze-im-internet.de
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge gesetze-im-internet.de
- § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen gesetze-im-internet.de