Factuur maken in Nederland: alle factuureisen, KvK-nummer en btw

Waarom de factuureisen belangrijk zijn

De Belastingdienst bepaalt welke gegevens op een factuur moeten staan. Dat is niet alleen een formaliteit. Een factuur die niet aan de eisen voldoet, kan door de Belastingdienst worden geweigerd als bewijs voor de btw-aftrek van uw klant. Uw zakelijke klanten letten daar dus op en sturen een onvolledige factuur terug.

Ook voor uw eigen administratie is een correcte factuur de basis. U bent verplicht facturen ten minste zeven jaar te bewaren, en tien jaar voor facturen over onroerende zaken. Een duidelijke, volledige factuur scheelt vragen bij een controle.

De factuureisen op een rij

De KVK vat de eisen van de Belastingdienst samen. Dit moet er in elk geval op:

Bij zaken met klanten in andere EU-landen komen er extra gegevens bij, zoals het btw-nummer van de afnemer.

KvK-nummer en btw-id: welke is welke?

Bij inschrijving in het Handelsregister krijgt u een KvK-nummer van acht cijfers. Daarnaast geeft de Belastingdienst u een btw-identificatienummer (btw-id), bijvoorbeeld NL000099998B57. Eenmanszaken hebben sinds 2020 een apart btw-id dat niet meer is afgeleid van het BSN; gebruik dat btw-id op facturen en uw website, niet het omzetbelastingnummer voor uw aangifte.

Beide nummers horen op de factuur. Verwar ze niet: het KvK-nummer identificeert uw bedrijf in het Handelsregister, het btw-id gebruikt u voor de btw.

In Invoiceferry is er een apart veld voor het KvK-nummer. U kunt het in de instellingen als standaard opslaan, net als uw btw-id, IBAN en adres. Het ontwerp „De Stijl” is afgestemd op de Nederlandse opbouw van een factuur.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Met de KOR bent u vrijgesteld van btw. U rekent geen btw aan klanten en doet geen btw-aangifte, maar u kunt ook geen btw op uw kosten terugvragen. De KVK legt de KOR uit:

• U kunt meedoen als uw omzet exclusief btw niet hoger is dan € 20.000 per kalenderjaar, zowel in het lopende als in het vorige jaar.
• Gaat u in de loop van het jaar over de grens, dan vervalt de vrijstelling vanaf de levering waarmee u de grens overschrijdt. Vanaf dat moment rekent u btw.
• Sinds 2025 is er geen minimale deelnameperiode meer. Stopt u, dan kunt u de rest van dat jaar en het volgende jaar niet opnieuw meedoen.
• Aanmelden doet u bij de Belastingdienst, minstens vier weken voor het kwartaal waarin u wilt starten.

Dit artikel is geen fiscaal advies. Overweeg met uw boekhouder of de KOR voor u gunstig is, zeker als u veel investeert.

Wat zet u op de factuur met de KOR?

Met de KOR bent u niet verplicht om facturen uit te reiken en gelden de gewone factuureisen niet voor u. Stuurt u toch een factuur, wat zakelijke klanten meestal verwachten, dan:

• vermeldt u geen btw-tarief en geen btw-bedrag;
• vermeldt u dat u gebruikmaakt van de vrijstelling, bijvoorbeeld met de tekst „Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB”.

Zet die zin onderaan bij de totalen. Een veelgemaakte fout is toch een regel „Btw 0 %” toevoegen. Dat is niet correct: 0 % is een echt btw-tarief (bijvoorbeeld voor export), geen vrijstelling.

Verlegde btw

Bij verlegging rekent niet u, maar uw klant de btw af. U zet dan geen btw-bedrag op de factuur, wel de vermelding „btw verlegd” en het btw-id van uw klant. Dat komt onder meer voor bij:

• diensten aan een ondernemer in een ander EU-land;
• onderaanneming in de bouw;
• bepaalde leveringen zoals mobiele telefoons en computerchips boven een drempelbedrag.

Rekenvoorbeeld. Een Nederlandse webontwikkelaar levert voor € 2.000 een website aan een Belgische btw-plichtige klant.

Die Belgische klant rekent de btw zelf af in België. Wilt u weten wat er op een Belgische factuur moet staan, lees dan ons artikel over de Belgische vermeldingen.

Rekenvoorbeeld: een volledige factuur

Een zzp’er in Utrecht geeft een training van een dag en levert daarnaast een cursusmap. Training valt onder het algemene tarief van 21 %, de cursusmap als boek onder het verlaagde tarief van 9 %. De factuur splitst de bedragen per tarief:

Te betalen: € 1.345,70. Op dezelfde factuur staan het factuurnummer (2026-031), de factuurdatum, de leverdatum, de naam en het adres van de klant, het KvK-nummer en het btw-id van de zzp’er, en het IBAN met een betalingstermijn.

Of een product onder 9 % of 21 % valt, hangt af van de precieze omschrijving in de wet. Twijfelt u, kijk dan op de site van de Belastingdienst of vraag het uw boekhouder. Een verkeerd tarief op de factuur is een van de fouten die bij een controle het vaakst opvallen.

Werkt u met uren, vermeld dan het aantal uren en het uurtarief: „12 uur à € 85”. Dat is duidelijker voor uw klant en voldoet aan de eis om de hoeveelheid te vermelden.

De eenvoudige factuur onder € 100

Is het totaalbedrag inclusief btw lager dan € 100, dan mag u een eenvoudige factuur uitreiken met minder gegevens. Daarop staan ten minste:

• de factuurdatum;
• uw naam en adres;
• een omschrijving van wat u leverde;
• het btw-bedrag (of de gegevens om het te berekenen).

Rekenvoorbeeld: een workshop van € 75 plus 21 % btw (€ 15,75) komt op € 90,75. Dat blijft onder de grens, dus een eenvoudige factuur volstaat. Een factuur van € 85 exclusief btw wordt met btw € 102,85 en moet dus volledig zijn.

Let op: de eenvoudige factuur geldt niet bij intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen.

Veelgemaakte fouten op Nederlandse facturen

• Geen doorlopende nummering. Begint u elk jaar opnieuw, gebruik dan een jaarprefix (2026-001) zodat elk nummer uniek blijft.
• Omzetbelastingnummer in plaats van btw-id. Op de factuur hoort het btw-id, niet het nummer voor uw aangifte.
• „Btw 0 %” bij de KOR. Met de KOR vermeldt u geen tarief, alleen de vrijstelling.
• Btw-id van de klant vergeten bij verlegging. Zonder dat nummer klopt de verlegging niet.
• Geen leverdatum. Vooral bij werk dat over meerdere maanden loopt, is de periode belangrijk.
• Factuur achteraf wijzigen. Maak een creditfactuur en een nieuwe factuur in plaats van een verstuurde factuur aan te passen.

Met een vast sjabloon en standaardgegevens in de instellingen voorkomt u de meeste van deze fouten automatisch.

E-facturatie en praktische tips

In Nederland mag u facturen gewoon als PDF per e-mail sturen, zolang de klant dat accepteert. Een verplichting voor B2B-e-facturatie zoals in België geldt er op dit moment niet, al werkt de overheid zelf al met e-facturen. Krijgt u een Belgische klant, dan kan die vragen om een e-factuur via Peppol; lees daarover ons artikel over Peppol.

Nog enkele tips:

• Vermeld een betalingstermijn, bijvoorbeeld 30 dagen.
• Zet uw IBAN duidelijk bij het totaal. Op facturen in euro voegt Invoiceferry een betaal-QR-code toe, die klanten met hun bankapp kunnen scannen.
• Corrigeer fouten met een creditfactuur in plaats van de oude factuur te wijzigen.

Maak een factuur in de Nederlandstalige editor of bekijk eerst de sjablonen.

Verwante tools en artikels

• Verplichte vermeldingen op een factuur in BelgiëWelke gegevens moeten op een Belgische factuur? Ondernemingsnummer, btw, volgnummer en de vermelding bij de vrijstellingsregeling, met voorbeeld.
• E-facturatie in België vanaf 2026: Peppol uitgelegd voor kleine ondernemingenSinds 1 januari 2026 is e-facturatie tussen Belgische bedrijven verplicht. Wat is Peppol, wat is een access point en wat komt er in 2028?
• Factuurontwerpen