Rechnung als Kleinunternehmer: Grenzen, Hinweis und Muster

Wer ist Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung soll kleine Unternehmen von der Umsatzsteuer entlasten. Wer sie nutzt, berechnet seinen Kunden keine Umsatzsteuer, gibt in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab – kann im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer aus Einkäufen abziehen.

Die Regelung ist ein Wahlrecht. Sie können darauf verzichten und Ihre Umsätze regulär versteuern. An diesen Verzicht sind Sie dann für mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Für wen sich welche Variante lohnt, hängt von Ihren Kunden und Ihren Ausgaben ab – das ist eine Frage für die Steuerberatung, nicht für einen Blogartikel.

Typische Kleinunternehmer sind Freiberufler am Anfang ihrer Selbstständigkeit, Nebenberufliche, Künstlerinnen, Nachhilfelehrer oder kleine Onlineshops. Rechtsgrundlage ist § 19 UStG, der zum 1. Januar 2025 grundlegend neu gefasst wurde.

Die Umsatzgrenzen seit 2025

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden die Grenzen angehoben und die Systematik geändert. Seit dem 1. Januar 2025 gilt:

Wichtig ist vor allem die dritte Zeile. Früher war die Grenze im laufenden Jahr eine Prognose, und ein Überschreiten wirkte erst im Folgejahr. Heute ist die 100.000-€-Grenze eine harte Grenze: Der Umsatz, mit dem Sie sie überschreiten, unterliegt bereits der Regelbesteuerung, ebenso alle folgenden Umsätze.

Für Gründer im ersten Jahr gilt eine Besonderheit: Ein Vorjahresumsatz existiert nicht, deshalb kommt es darauf an, dass der Umsatz im Gründungsjahr 25.000 € nicht überschreitet.

Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört

Auch als Kleinunternehmer stellen Sie ordentliche Rechnungen aus. Die Grundlage bilden die Angaben aus § 14 UStG, die im Artikel Pflichtangaben einer Rechnung ausführlich erklärt sind. Für eine Kleinunternehmer-Rechnung bedeutet das in der Praxis:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift,
• Name und Anschrift des Kunden,
• Ihre Steuernummer (oder, falls vorhanden, USt-IdNr.),
• Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer,
• Menge und Art der Leistung sowie der Leistungszeitpunkt,
• der Rechnungsbetrag,
• ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Seit 2025 erlaubt der neu gefasste § 34a UStDV Kleinunternehmern zudem vereinfachte Rechnungen mit weniger Angaben. Viele Kunden – vor allem Unternehmen – erwarten trotzdem eine vollständige Rechnung mit Nummer und Kundenanschrift. Eine vollständige Rechnung ist deshalb in den meisten Fällen die bessere Wahl.

Der richtige Hinweis auf § 19 UStG

Einen festen Pflichtwortlaut gibt es nicht. Entscheidend ist, dass für den Kunden erkennbar wird, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird. Bewährt haben sich diese Formulierungen:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung gemäß § 19 Abs. 1 UStG.“
• „Im Rechnungsbetrag ist keine Umsatzsteuer enthalten (Kleinunternehmerregelung, § 19 UStG).“

Weil die Umsätze seit 2025 ausdrücklich steuerfrei sind, passt die zweite Formulierung besonders gut zur neuen Rechtslage. Die erste ist weiterhin verbreitet und für Kunden leicht verständlich. Platzieren Sie den Hinweis direkt unter der Summe, damit er nicht übersehen wird.

Im Invoiceferry-Editor können Sie den Hinweis als Fußnote hinterlegen und über die Einstellungen als Standard speichern, sodass er auf jeder neuen Rechnung automatisch erscheint.

Was nicht auf die Rechnung darf

Der wichtigste Punkt: Weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Das betrifft nicht nur den Steuerbetrag, sondern auch einen Steuersatz wie „0 % USt“ oder Formulierungen wie „inkl. MwSt.“.

Wer als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG dem Finanzamt – obwohl er sie eigentlich gar nicht berechnen dürfte. Der Kunde darf diese Steuer wiederum nicht als Vorsteuer abziehen. Der Fehler lässt sich nur durch eine berichtigte Rechnung beheben.

Vermeiden Sie außerdem:

• die Spalten „Netto“, „USt“ und „Brutto“ in Ihrer Vorlage – eine einzige Spalte „Betrag“ genügt,
• Rechnungsvorlagen aus dem Internet, die automatisch 19 % addieren,
• Formulierungen wie „zzgl. gesetzlicher MwSt.“ in Angeboten.

Der Rechnungsbetrag ist einfach Ihr Preis. Wenn Sie 500 € vereinbart haben, steht auf der Rechnung 500 € – nicht 500 € netto plus 0 € Steuer.

Musterrechnung für Kleinunternehmer

Ein fiktives Beispiel: Fotograf Jonas Keller aus Freiburg rechnet ein Porträt-Shooting mit einer Praxis ab.

Es gibt keine Netto-Brutto-Aufteilung und keinen Steuersatz. Bankverbindung und Zahlungsziel ergänzen die Rechnung. Ein GiroCode auf der Rechnung macht die Überweisung für den Kunden noch einfacher, weil Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck beim Scannen automatisch übernommen werden.

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach, in dem XML-Dateien ankommen, reicht dafür in der Regel aus. Lesen können Sie eine eingehende XRechnung zum Beispiel mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer.

Beim Versenden sind Kleinunternehmer dagegen entlastet: Nach dem neuen § 34a UStDV dürfen sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, auch nach Ablauf der allgemeinen Übergangsfristen. Freiwillig dürfen Sie natürlich E-Rechnungen versenden – manche Kunden, insbesondere Behörden, verlangen das sogar.

Einen Überblick über Fristen und Formate gibt der Artikel E-Rechnungspflicht ab 2025.

Wenn Sie die Grenze überschreiten

Überschreitet Ihr Umsatz im laufenden Jahr die 100.000-€-Grenze, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Ihre Rechnungsvorlage muss dann wieder Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag enthalten.

Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, sind Sie im laufenden Jahr von Anfang an regelbesteuert – auch wenn Sie im aktuellen Jahr weniger umsetzen.

Behalten Sie Ihren Umsatz deshalb laufend im Blick, zum Beispiel mit einer einfachen monatlichen Übersicht. Beachten Sie auch, dass für das Überschreiten bestimmte Umsätze, etwa einige steuerfreie Umsätze, nicht mitzählen. Die genaue Berechnung des Gesamtumsatzes regelt § 19 Abs. 2 UStG. Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

Umgekehrt gilt: Sinkt Ihr Umsatz wieder unter die Grenzen, können Sie in einem späteren Jahr erneut Kleinunternehmer werden – es sei denn, Sie haben zuvor freiwillig auf die Regelung verzichtet und sind noch an diesen Verzicht gebunden.

Angebote, Preise und Kommunikation mit Kunden

Die Kleinunternehmerregelung wirkt sich nicht nur auf Rechnungen aus, sondern auch auf Angebote und Preislisten. Geben Sie Preise immer als Endpreise an und vermeiden Sie Zusätze wie „netto“ oder „zzgl. MwSt.“. Sonst entsteht beim Kunden der Eindruck, dass auf der Rechnung noch Umsatzsteuer hinzukommt.

Ein kurzer Satz im Angebot schafft Klarheit, zum Beispiel: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG berechne ich keine Umsatzsteuer.“ Das hilft vor allem Geschäftskunden, die in der Regel mit Nettopreisen kalkulieren.

Für Privatkunden ist die Regelung sogar ein Vorteil: Ihr Preis enthält keine Steuer, die der Kunde ohnehin nicht zurückholen könnte. Für Geschäftskunden, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, macht es dagegen kaum einen Unterschied, ob Sie Umsatzsteuer berechnen oder nicht – sie zahlen am Ende den Nettobetrag.

Wenn Sie später in die Regelbesteuerung wechseln, passen Sie Angebote und Verträge rechtzeitig an. Bei laufenden Verträgen sollten Sie klären, ob der vereinbarte Preis als Netto- oder als Bruttopreis gilt. Fehlt eine solche Absprache, kann es passieren, dass Sie die Umsatzsteuer aus dem bisherigen Preis herausrechnen müssen und dadurch weniger einnehmen.

Ein Beispiel: Sie haben einem Kunden monatlich 1.000 € für die Pflege seiner Website berechnet. Nach dem Wechsel in die Regelbesteuerung enthält derselbe Betrag 19 % Umsatzsteuer, wenn nichts anderes vereinbart ist. Ihr Nettoerlös sinkt dann auf rund 840,34 €. Wer stattdessen „1.000 € zzgl. Umsatzsteuer“ vereinbart, erhält weiterhin 1.000 € netto.

Häufige Fehler auf Kleinunternehmer-Rechnungen

• Fehlender Hinweis: Ohne den Hinweis auf § 19 UStG ist nicht erkennbar, warum keine Steuer berechnet wird.
• Steuer ausgewiesen: Auch ein versehentlicher Ausweis von 19 % führt zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG.
• Vorlage mit Netto-Brutto-Spalten: Viele Muster aus dem Internet sind für regelbesteuerte Unternehmen gedacht.
• Keine Rechnungsnummer: Auch Kleinunternehmer brauchen eine eindeutige Nummer, siehe Regeln für Rechnungsnummern.
• Grenze nicht beobachtet: Wer die 100.000 € unbemerkt überschreitet, muss Rechnungen nachträglich korrigieren.

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