In breve
Puoi emettere fatture elettroniche gratis con gli strumenti dell’Agenzia delle Entrate: compili la fattura nella procedura web di Fatture e Corrispettivi oppure prepari il file XML FatturaPA con un altro strumento e lo carichi con la funzione “Trasmissione”. Accedi con SPID, CIE o CNS. Lo SdI consegna la fattura al cliente tramite codice destinatario o PEC.
Cosa serve davvero
In Italia la fattura elettronica è obbligatoria per quasi tutte le partite IVA, forfettari compresi dal 1° gennaio 2024. La fattura “vera” è un file XML nel formato FatturaPA, che passa obbligatoriamente dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Il PDF è solo una rappresentazione leggibile e non ha valore fiscale da solo.
Per emettere una fattura senza spendere nulla ti servono:
- le credenziali SPID, CIE o CNS (oppure Fisconline/Entratel) per entrare nel portale Fatture e Corrispettivi;
- i dati del cliente, compreso il codice destinatario o la PEC;
- uno strumento per creare l’XML: la procedura web dell’Agenzia, il suo software gratuito per PC, l’app FatturAE, oppure un generatore esterno.
Per un quadro generale vedi anche la nostra pagina sulla fatturazione elettronica.
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Due strade gratuite
| Strada | Come funziona | Quando conviene |
|---|---|---|
| Compilare nel portale | Compili i campi nella procedura web e premi “Invia” | Poche fatture, tutte semplici |
| Caricare un XML già pronto | Crei il file altrove e lo carichi con “Trasmissione” → “Invia il file” | Vuoi un tuo modello, un PDF curato per il cliente o una rubrica clienti |
Il portale offre anche modelli predefiniti: i forfettari, per esempio, trovano un template con regime fiscale e diciture già compilati (vedi la fattura del forfettario).
Passo 1: creare il file XML FatturaPA
Il file deve rispettare le specifiche tecniche in vigore e contenere almeno:
- Dati trasmissione: tua partita IVA, numero progressivo di invio, formato (FPR12 per i privati), codice destinatario e, se serve, PEC del destinatario;
- Cedente/prestatore: i tuoi dati e il regime fiscale (RF01 ordinario, RF19 forfettario);
- Cessionario/committente: i dati del cliente, con partita IVA o codice fiscale;
- Dati generali: tipo documento (TD01 fattura, TD04 nota di credito), data, numero, eventuale bollo virtuale, ritenuta e cassa previdenziale;
- Righe e riepilogo IVA: descrizione, quantità, prezzo, aliquota o natura (es. N2.2).
Un generatore come Invoiceferry produce l’XML partendo dalla fattura che compili a schermo: lo scarichi, lo controlli e lo carichi nel portale. Invoiceferry crea il file ma non lo trasmette allo SdI: l’invio lo fai tu, come spiegato al passo 3. Ti consigliamo di verificare il primo file con la funzione di controllo del portale prima di inviarlo.
Passo 2: codice destinatario e PEC
Lo SdI deve sapere dove consegnare la fattura. Le regole indicate dall’Agenzia sono queste:
| Situazione del cliente | Codice destinatario | PEC |
|---|---|---|
| Ha comunicato un codice di 7 caratteri | Il codice del cliente | Non serve |
| Ha comunicato solo una PEC | 0000000 | Nel campo “PEC destinatario” |
| Partita IVA senza codice né PEC | 0000000 | Vuota |
| Privato consumatore | 0000000 | Vuota |
| Pubblica amministrazione | Codice univoco ufficio (6 caratteri, formato FPA12) | Non serve |
Con 0000000 senza PEC la fattura resta disponibile nell’area riservata del cliente. In questi casi devi consegnargli una copia (anche un PDF via email) e avvisarlo che l’originale è consultabile nel portale dell’Agenzia.
Passo 3: caricare il file su Fatture e Corrispettivi
- Accedi al portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS.
- Vai in “Fatturazione elettronica e Conservazione” e scegli Trasmissione.
- Seleziona il file XML (eventualmente firmato o “sigillato”) e premi Invia il file.
- Il sistema mostra l’identificativo SdI (IdSdI): annotalo.
- Nella sezione di consultazione controlla le ricevute: consegna, mancata consegna o scarto.
Una ricevuta di mancata consegna (per esempio PEC piena) non è un problema: la fattura è emessa e il cliente la trova nella sua area riservata. Avvisalo e mandagli una copia.
Gli scarti dello SdI
Lo SdI controlla ogni file e, se trova errori, invia una notifica di scarto. Una fattura scartata si considera non emessa. Le cause più frequenti:
- partita IVA o codice fiscale del cliente inesistenti in Anagrafe tributaria;
- codice destinatario errato o di formato sbagliato;
- file non conforme allo schema XML o con caratteri non ammessi;
- totali e riepiloghi IVA che non tornano;
- natura IVA mancante su una riga con aliquota 0%.
Corretto l’errore, si reinvia il file mantenendo, secondo la prassi indicata dall’Agenzia, lo stesso numero e la stessa data. La prassi consolidata concede di norma cinque giorni dalla notifica di scarto per il nuovo invio: non lasciar passare il tempo e, nel dubbio, chiedi al commercialista.
Ricevere le fatture: registra il tuo codice
Oltre a emettere, devi anche ricevere le fatture dei fornitori. Nel portale Fatture e Corrispettivi puoi registrare l’indirizzo telematico preferito: un codice destinatario di un intermediario oppure una PEC. Se non registri nulla, le fatture che ti mandano con 0000000 restano comunque nella tua area riservata, dove puoi consultarle e scaricarle.
Molti professionisti scelgono di comunicare ai fornitori la PEC e registrarla anche nel portale, così ogni fattura arriva in casella oltre che nell’area riservata. Comunicare un codice destinatario di un software che non usi più è invece un errore frequente: le fatture finiscono a un servizio a cui non accedi. Se cambi canale, aggiorna la registrazione nel portale, perché l’indirizzo registrato prevale su quello indicato in fattura.
Per i tuoi clienti vale lo stesso discorso: chiedi sempre il codice destinatario o la PEC al momento dell’ordine e salvalo nella scheda cliente. Evita così scarti e telefonate, e la fattura arriva subito nel loro sistema.
Controlli prima dell’invio
Prima di premere “Invia il file”, una rapida verifica evita la maggior parte degli scarti:
- la partita IVA e il codice fiscale del cliente corrispondono a quelli della visura o del suo sito;
- il numero di fattura non è già stato usato nello stesso anno;
- le righe a IVA 0% hanno una natura (N2.2 per i forfettari, N3 o N4 per altri casi);
- il bollo virtuale è impostato su SI se la fattura senza IVA supera 77,47 euro;
- ritenuta e cassa previdenziale, se presenti, sono nei blocchi giusti;
- il totale del documento coincide con quello del PDF che mandi al cliente.
Il portale permette di visualizzare il contenuto di un XML prima dell’invio: aprilo e rileggilo come lo vedrebbe il cliente. Se usi un generatore esterno, tieni insieme XML e PDF con lo stesso nome, così ritrovi tutto in un attimo.
Conservazione gratuita
Le fatture elettroniche vanno conservate a norma per gli anni previsti dalla legge. Non basta tenere i file nel computer. L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione, attivabile dal portale Fatture e Corrispettivi aderendo all’apposito accordo di servizio. Il servizio copre le fatture emesse e ricevute tramite SdI.
Attivarlo è una scelta, non è automatico: se non lo hai mai fatto, è uno dei primi passi da fare. Conserva comunque una copia dei tuoi XML e PDF per tua comodità.
Riepilogo onesto: cosa fa e non fa Invoiceferry
Invoiceferry lavora solo nel browser e non richiede registrazione. Puoi compilare la fattura, ottenere un PDF ordinato per il cliente e scaricare il file XML FatturaPA. Non è un intermediario: non invia a SdI, non riceve ricevute e non conserva a norma. Per queste tre cose usi il portale gratuito dell’Agenzia, come descritto sopra, oppure un intermediario abilitato.
In pratica il flusso diventa: compili la fattura in Invoiceferry, scarichi PDF e XML, carichi l’XML con “Trasmissione”, attendi la ricevuta di consegna e mandi il PDF al cliente come copia di cortesia. Per chi emette poche fatture al mese è un sistema che non costa nulla e richiede pochi minuti.
Quando invece le fatture diventano tante, oppure devi gestire molte fatture passive, un software con invio automatico o il servizio del tuo commercialista può farti risparmiare tempo. Valuta il volume reale prima di pagare un abbonamento: per molti freelance i servizi gratuiti dell’Agenzia sono più che sufficienti.
Un’ultima cosa: le note di credito seguono lo stesso percorso. Si crea un nuovo XML con tipo documento TD04, che richiama la fattura originale, e lo si trasmette allo SdI come una fattura normale. In Invoiceferry le correzioni si gestiscono con il metodo della sostituzione, senza importi negativi: crei un nuovo documento intestato “Nota di credito” che riporta gli importi da stornare.
Crea la tua fattura in meno di un minuto, gratis. Compila il modulo, controlla l’anteprima e scarica un PDF. Senza registrazione, i dati restano sul tuo dispositivo.
Crea una fatturaDomande frequenti
Posso emettere fatture elettroniche gratis?
Sì. L’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente la procedura web, un software per PC e l’app FatturAE nel portale Fatture e Corrispettivi, che permettono anche di trasmettere le fatture allo SdI.
Che codice destinatario uso per un privato?
Usa 0000000 e lascia vuota la PEC. Poi consegna al cliente una copia della fattura e avvisalo che l’originale è nella sua area riservata.
Cosa succede se la fattura viene scartata?
La fattura scartata si considera non emessa. Correggi l’errore e reinvia il file al più presto, di norma con lo stesso numero e data.
Invoiceferry invia la fattura allo SdI?
No. Invoiceferry crea il file XML FatturaPA, ma l’invio va fatto tramite il portale Fatture e Corrispettivi o un intermediario.
Fonti e approfondimenti
Le pagine ufficiali e le letture usate per questo articolo. Le regole cambiano: verifica la fonte prima di fidarti di un dettaglio.
- Agenzia delle Entrate – Come si predispone una fattura elettronica agenziaentrate.gov.it
- Agenzia delle Entrate – Il portale “Fatture e Corrispettivi” agenziaentrate.gov.it
- Agenzia delle Entrate – Il servizio di conservazione a norma agenziaentrate.gov.it
- Agenzia delle Entrate – Fattura elettronica per i forfettari agenziaentrate.gov.it