Ritenuta d’acconto in fattura: chi la applica, su quale base e come si calcola il netto

Cos’è la ritenuta d’acconto

Quando un professionista viene pagato da un’impresa o da un altro professionista, il cliente non gli versa tutto: trattiene il 20% del compenso e lo paga direttamente allo Stato a nome del professionista. È un acconto sulle imposte sul reddito (IRPEF) che il professionista dovrà in dichiarazione: le ritenute subite si scalano dall’imposta finale.

Chi trattiene si chiama sostituto d’imposta, perché versa al posto del contribuente. In fattura la ritenuta compare come voce in sottrazione dopo il totale: il documento mostra sia il totale sia il “netto a pagare”.

Questo articolo riguarda i compensi di lavoro autonomo con aliquota del 20%, il caso più comune. Esistono altre ritenute (agenti, condomini, prestazioni occasionali) con regole proprie, che qui non trattiamo. Per i casi particolari confrontati con il tuo commercialista.

Chi la applica e chi no

Anche dal lato di chi emette conta il regime: se sei forfettario, i tuoi compensi non subiscono ritenuta e lo scrivi in fattura (vedi la fattura del forfettario). La ritenuta riguarda quindi il professionista in regime ordinario che fattura a un sostituto d’imposta.

Su quale base si calcola il 20%

La base della ritenuta è il compenso lordo per la prestazione. Ecco come si comportano le voci che possono comparire in fattura:

La differenza tra le due voci previdenziali è il punto in cui si sbaglia più spesso: la rivalsa INPS è un ricarico che resta al professionista come compenso, quindi subisce ritenuta; il contributo integrativo è un contributo che il professionista incassa e gira alla cassa, quindi resta fuori. Lo approfondiamo in rivalsa INPS e contributo integrativo.

Esempio 1: consulente con rivalsa INPS

Marco, consulente informatico in regime ordinario iscritto alla Gestione separata, fattura 2.000 euro a una Srl.

La Srl bonifica 2.121,60 euro a Marco e versa 416 euro con F24. La Srl detrae inoltre i 457,60 euro di IVA, se ne ha diritto.

Esempio 2: avvocato con contributo integrativo

Laura, avvocata in regime ordinario, fattura 2.000 euro di onorari a un’azienda. Applica il contributo integrativo Cassa Forense del 4%.

Il totale è identico all’esempio 1, ma il netto è più alto di 16 euro perché il contributo integrativo non entra nella base della ritenuta. Negli studi legali si aggiunge spesso anche il rimborso spese generali del 15%, che invece entra sia nella base IVA sia in quella della ritenuta.

Come scrivere la ritenuta in fattura

Una fattura con ritenuta chiara riporta, in quest’ordine: compenso, eventuale rivalsa o contributo, imponibile, IVA, totale documento, ritenuta d’acconto con base e aliquota, e infine il netto a pagare. Scrivere la base della ritenuta (“Ritenuta d’acconto 20% su 2.080,00 €”) evita discussioni e rende immediato il controllo.

Il totale del documento resta quello comprensivo di IVA: è l’importo su cui il cliente registra il costo e detrae l’IVA. Il netto a pagare è quanto ti bonifica. Per questo è utile indicare l’IBAN accanto al netto e non accanto al totale.

Se fatturi in acconto (per esempio il 30% all’avvio di un progetto), ogni fattura ha la sua ritenuta sul proprio importo. Se aggiungi spese, decidi prima se sono anticipazioni in nome e per conto del cliente, escluse da IVA e ritenuta perché documentate a nome del cliente, oppure rimborsi da fatturare, che seguono il compenso.

Le marche da bollo non entrano nella base della ritenuta. Nelle fatture con IVA il bollo di norma non è dovuto, salvo che una parte dell’importo sia esente o fuori campo e superi 77,47 euro: ad esempio le anticipazioni ex art. 15 di importo elevato.

F24 e Certificazione Unica in breve

Gli adempimenti sono tutti del cliente sostituto d’imposta, non tuoi:

• Versamento: la ritenuta si versa con modello F24 entro il 16 del mese successivo a quello in cui il compenso è stato pagato (non fatturato), con codice tributo 1040 per i redditi di lavoro autonomo. Se il cliente paga il 20 novembre, versa entro il 16 dicembre.
• Certificazione Unica (CU): nei primi mesi dell’anno successivo il sostituto invia la CU all’Agenzia delle Entrate e ne consegna copia al professionista. Di solito la scadenza è il 16 marzo; verifica il calendario dell’anno.
• Modello 770: la dichiarazione annuale dei sostituti d’imposta, con scadenza al 31 ottobre.

Per te conta conservare le CU ricevute e confrontarle con gli incassi: in dichiarazione scali le ritenute certificate. Se un cliente non ti manda la CU, sollecitala, perché è la prova del credito.

Ritenuta, acconti e liquidità: cosa cambia per te

Per il professionista la ritenuta non è un costo in più, ma un anticipo di imposta. Se nel corso dell’anno incassi 40.000 euro da clienti sostituti d’imposta, ti vengono trattenuti 8.000 euro. In dichiarazione calcoli l’IRPEF dovuta sul reddito effettivo e scali gli 8.000 euro già versati per conto tuo. Se le ritenute superano l’imposta, hai un credito che puoi chiedere a rimborso o compensare.

Questo è frequente per chi ha molti costi o un reddito basso rispetto ai compensi: le ritenute del 20% sul lordo possono superare l’imposta effettiva. Al contrario, chi lavora soprattutto con privati non subisce ritenute e dovrà versare in proprio saldo e acconti IRPEF. Tenere un foglio con fatture, netti incassati e ritenute subite ti aiuta a prevedere la liquidità.

Attenzione anche al momento del pagamento: la ritenuta si applica quando il cliente paga, non quando emetti la fattura. Se fatturi a dicembre e incassi a gennaio, la ritenuta e la relativa CU appartengono all’anno dell’incasso. Allo stesso modo, il compenso del professionista concorre al reddito secondo il principio di cassa.

Infine, controlla che il netto ricevuto corrisponda a quello in fattura. Se il cliente trattiene una cifra diversa, di solito ha usato una base sbagliata (per esempio includendo il contributo integrativo o l’IVA). Segnalalo subito: correggere un F24 a distanza di mesi è più complicato per entrambi.

Un caso particolare sono le note di credito: se riduci un compenso già fatturato, anche la base della ritenuta si riduce. Se il cliente non ha ancora pagato, applicherà la ritenuta sul netto delle due fatture; se ha già pagato e versato, la rettifica va concordata e gestita con il suo ufficio amministrativo.

Errori da evitare

• Calcolare il 20% sul totale con IVA.
• Includere il contributo integrativo della cassa nella base.
• Escludere la rivalsa INPS dalla base.
• Applicare la ritenuta su una fattura a un privato o da forfettario.
• Mostrare in fattura solo il totale senza il netto a pagare: il cliente non sa quanto bonificare.

Nella fattura elettronica la ritenuta va nel blocco “Dati ritenuta” (tipo RT01 per le persone fisiche, aliquota 20%, causale di pagamento A per il lavoro autonomo abituale) e ogni riga soggetta va contrassegnata come tale.

Ritenuta e rivalsa nell’editor di Invoiceferry

Nell’editor puoi aggiungere una riga di ritenuta d’acconto, che viene sottratta dall’importo da pagare, e una riga di contributo previdenziale (rivalsa INPS o cassa), che è soggetta a IVA, con l’opzione di includerla o no nella base della ritenuta. Così copri sia l’esempio 1 sia l’esempio 2. Il calcolo resta una tua responsabilità: controlla sempre il netto prima di inviare.

Strumenti e articoli correlati

• Rivalsa INPS 4% e contributo integrativo delle casse: le differenze in fatturaRivalsa INPS 4% e contributo integrativo delle casse a confronto: chi li applica, IVA, ritenuta d’acconto e forfettario, con esempi di calcolo.
• Fattura in regime forfettario: cosa scrivere, cosa non mettere e un esempio completoCome si compila la fattura del forfettario: dicitura obbligatoria, niente IVA né ritenuta, marca da bollo da 2 €, rivalsa INPS 4% ed esempio completo.
• Fattura consulenzaPer consulenti e professionisti in regime ordinario che fatturano a imprese: IVA al 22 %, ritenuta d’acconto del 20 % e netto da pagare calcolato in automatico.