Zo vul je het voorbeeld in
- Vul het projectnummer of de ticketreferentie van je klant in.
- Bundel ontwikkeluren per sprint of per maand.
- Zet onderhoud en hosting apart als terugkerende posten.
- Zakelijke klant elders in de EU? 0% en ‘btw verlegd’ vermelden.
- Download de PDF en voeg je urenregistratie toe.
Project, onderhoud en hosting gescheiden houden
Een IT-factuur combineert vaak eenmalig projectwerk met doorlopende diensten. Houd die uit elkaar, zodat je klant de kosten goed kan boeken – ontwikkeling is voor hem soms een investering, hosting en onderhoud zijn lopende kosten.
- Projectwerk: uren per sprint, mijlpaal of feature, met projectnummer
- Onderhoudscontract: vast bedrag per maand met periode
- Hosting en domeinnamen: aantal maanden of jaren
- Licenties: product, looptijd en aantal gebruikers
Werk je met een vaste prijs, factureer dan per mijlpaal: ‘Mijlpaal 2 van 3: ontwerp goedgekeurd’. Dat sluit aan op de oplevering in je offerte en maakt termijnbetalingen eenvoudig. Voor algemeen freelancewerk is er het factuurvoorbeeld voor zzp’ers.
Buitenlandse klanten en btw verlegd
Developers en webdesigners werken vaak voor klanten over de grens. Is je klant een bedrijf in een ander EU-land, dan wordt de dienst meestal belast in het land van de klant en verleg je de btw. Op je factuur staan dan:
- jouw btw-identificatienummer en dat van je klant
- de tekst ‘btw verlegd’ of ‘reverse charge’ (Belgische dienstverleners: ‘Verlegging van heffing’)
- het bedrag zonder btw
Controleer het btw-nummer van je klant in VIES voordat je de eerste factuur stuurt en neem de omzet op in je opgaaf intracommunautaire prestaties. Voor klanten buiten de EU gelden andere regels; vaak is de dienst dan in Nederland of België ook niet belast, maar laat dat per situatie checken. Kies gerust een andere valuta als je klant in dollars of ponden betaalt.
E-facturatie: België verplicht, Nederland volgt
In België moeten btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 hun facturen aan andere Belgische bedrijven elektronisch versturen, in een gestructureerd formaat via het Peppol-netwerk. Een PDF per mail telt voor die B2B-facturen niet meer als e-factuur. Hoe dat werkt en wat je nodig hebt, lees je op onze pagina over e-facturatie in België.
In Nederland is een PDF-factuur voorlopig nog prima, zolang je klant hem accepteert. Op Europees niveau komt er de komende jaren wel meer verplichting aan, vooral voor grensoverschrijdende facturen. Veel IT-klanten vragen nu al om een UBL-bestand naast de PDF.
Hoe je ook factureert: bewaar je facturen in het oorspronkelijke formaat, 7 jaar in Nederland en 10 jaar in België.