So füllen Sie die Vorlage aus
- Projektnummer oder Ticketreferenz Ihres Kunden eintragen.
- Entwicklungsstunden nach Sprint oder Monat zusammenfassen.
- Wiederkehrende Leistungen wie Wartung und Hosting getrennt aufführen.
- Für Firmenkunden im EU-Ausland 0 % und Reverse-Charge-Hinweis ergänzen.
- Rechnung als PDF herunterladen und die Stundenauswertung beilegen.
Projekt, Wartung und Hosting sauber trennen
IT-Rechnungen mischen oft einmalige Projektarbeit mit laufenden Leistungen. Trennen Sie beides, damit der Kunde Kosten richtig zuordnen kann – Entwicklung ist für ihn häufig eine Investition, Hosting und Wartung laufender Aufwand.
- Projektarbeit: Stunden je Sprint, Meilenstein oder Feature, mit Projektnummer
- Wartungsvertrag: Monatspauschale mit Leistungszeitraum
- Hosting und Domains: Menge in Monaten oder Jahren
- Lizenzen: Produktname, Laufzeit und Anzahl der Nutzer
Bei Festpreisprojekten rechnen Sie nach Meilensteinen ab, etwa „Meilenstein 2 von 3: Design abgenommen“. Das passt zur Abnahme im Vertrag und erleichtert Abschlagszahlungen. Eine allgemeine Vorlage für Freelancer finden Sie unter Rechnungsvorlage Freiberufler.
Kunden im Ausland: Reverse Charge und USt-IdNr.
IT-Dienstleister arbeiten häufig für Kunden in anderen EU-Ländern. Ist Ihr Kunde dort ein Unternehmen, wird die Leistung in der Regel im Land des Kunden besteuert und der Kunde schuldet die Steuer – das Reverse-Charge-Verfahren.
Ihre Rechnung enthält dann keinen deutschen Umsatzsteuerbetrag, aber:
- Ihre USt-IdNr. und die des Kunden
- den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (gern zusätzlich „Reverse charge“)
- den Nettobetrag
Prüfen Sie die USt-IdNr. des Kunden vor der ersten Rechnung und melden Sie die Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung. Bei Kunden außerhalb der EU gelten andere Regeln; oft ist die Leistung in Deutschland ebenfalls nicht steuerbar. Lassen Sie sich im Einzelfall beraten.
E-Rechnung: Was IT-Dienstleister wissen sollten
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen strukturierter E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) im inländischen B2B-Geschäft kommt in Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit größerem Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Bis dahin ist ein PDF mit Zustimmung des Kunden weiterhin zulässig.
Gerade IT-Kunden fragen oft früh nach strukturierten Formaten. Mehr dazu, welche Formate es gibt und was ab wann gilt, lesen Sie auf unserer Seite zur E-Rechnung.
Für Privatkunden und Kunden im Ausland ändert sich nichts. Bewahren Sie alle Rechnungen acht Jahre auf – die E-Rechnung im Originalformat, nicht nur als Ausdruck.