So füllen Sie die Vorlage aus
- Nennen Sie das Objekt mit Adresse und den Leistungszeitraum.
- Rechnen Sie die Unterhaltsreinigung als Monatspauschale oder nach Stunden ab.
- Sonderleistungen wie Glas- oder Teppichreinigung als eigene Positionen aufführen.
- Bei Privathaushalten den Arbeitskostenanteil in den Anmerkungen nennen.
- Rechnung als PDF speichern und für den nächsten Monat duplizieren.
Was auf eine Reinigungsrechnung gehört
Reinigungsrechnungen werden oft monatlich gestellt – umso wichtiger ist eine saubere Grundstruktur, die Sie Monat für Monat wiederverwenden. Neben den Pflichtangaben nach §14 UStG (Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Datum, Steuersatz und Steuerbetrag) sollten Sie angeben:
- das gereinigte Objekt mit Adresse, bei mehreren Standorten je eine Position
- den Leistungszeitraum, etwa „01.10.–31.10.“
- den Turnus, zum Beispiel „2× wöchentlich“
- Sonderleistungen getrennt: Grundreinigung, Fenster, Teppich, Bauendreinigung
Rechnen Sie nach Fläche ab, tragen Sie die Quadratmeter als Menge und den Preis pro m² als Einzelpreis ein. So sieht der Kunde sofort, wie sich der Betrag zusammensetzt.
Privathaushalte: haushaltsnahe Dienstleistungen nach §35a EStG
Reinigen Sie in Privathaushalten, können Ihre Kunden 20 % der Arbeitskosten als haushaltsnahe Dienstleistung von ihrer Einkommensteuer abziehen, bis zu einem jährlichen Höchstbetrag. Voraussetzung ist eine Rechnung und eine Zahlung per Überweisung – Barzahlung wird nicht anerkannt.
Weisen Sie deshalb den Anteil für Arbeit getrennt aus, wenn Sie auch Reinigungsmittel oder Material berechnen. Ein Satz wie „Im Rechnungsbetrag enthaltene Arbeitskosten: 240,00 € inkl. USt.“ genügt. Das ist für Ihre Kunden bares Geld und ein gutes Argument gegen Schwarzarbeit.
Arbeiten Sie als Kleinunternehmer nach §19 UStG, berechnen Sie keine Umsatzsteuer und nennen den Grund in den Anmerkungen. Die Steuerermäßigung für den Kunden bleibt davon unberührt.
Gebäudereinigung für andere Unternehmen
Bei der Gebäudereinigung kann ein Sonderfall greifen: Erbringen Sie die Reinigung an einen Auftraggeber, der selbst nachhaltig Gebäudereinigungsleistungen erbringt – also typischerweise als Subunternehmer einer anderen Reinigungsfirma –, schuldet nach §13b UStG der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Sie stellen dann eine Nettorechnung mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Für normale Firmenkunden wie Büros, Praxen oder Hausverwaltungen gilt das nicht. Dort weisen Sie wie gewohnt 19 % Umsatzsteuer aus. Klären Sie im Zweifel vor dem ersten Einsatz, welcher Fall vorliegt.
Für B2B-Kunden in Deutschland wird die E-Rechnung bis 2028 schrittweise Pflicht. Ein passendes Design für Ihre Rechnungen finden Sie unter Designs.