So füllen Sie die Vorlage aus
- Datum und Anlass des Shootings angeben, zum Beispiel „Hochzeit am 14.06.“.
- Aufnahmehonorar, Bildbearbeitung und Nutzungsrechte als getrennte Positionen eintragen.
- Umfang der Nutzungsrechte genau beschreiben: Medium, Dauer, Exklusivität.
- Gezahlte Anzahlung unter „Bereits bezahlt“ erfassen.
- Rechnung als PDF herunterladen und gemeinsam mit der Galerie verschicken.
Honorar und Nutzungsrechte getrennt ausweisen
In der Fotografie bezahlt der Kunde nicht nur Ihre Zeit, sondern auch das Recht, die Bilder zu nutzen. Diese Trennung sollte Ihre Rechnung spiegeln:
- Aufnahmehonorar – Stunden, halber oder ganzer Tag
- Bildbearbeitung – pro Bild oder pro Stunde
- Nutzungsrechte – Medium (Print, Web, Werbung), Dauer, Region, einfach oder exklusiv
- Nebenkosten – Anfahrt, Studiomiete, Assistenz, Requisiten
Beschreiben Sie die Nutzungsrechte so konkret wie im Angebot. „Nutzung Website und Social Media, 2 Jahre, nicht exklusiv“ ist eindeutig; „inkl. Rechte“ führt später zu Streit. Will der Kunde die Bilder später für eine Kampagne nutzen, können Sie ein erweitertes Recht neu berechnen.
Umsatzsteuer, Kleinunternehmer und Steuersatz
Für die meisten Fotoleistungen gilt der Regelsteuersatz von 19 %. Für die reine Einräumung bestimmter urheberrechtlicher Nutzungsrechte kann der ermäßigte Satz in Frage kommen; die Abgrenzung ist aber knifflig und hängt davon ab, was im Vordergrund steht. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie mit 7 % abrechnen.
Viele Fotografen starten als Kleinunternehmer nach §19 UStG. Dann stellen Sie die Steuer in der Vorlage auf „Keine“ und schreiben in die Anmerkungen: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Prüfen Sie die aktuellen Umsatzgrenzen regelmäßig – gerade in einer starken Hochzeitssaison können Sie sie schneller erreichen als gedacht.
Arbeiten Sie für Agenturen oder Unternehmen, prüfen diese häufig die Künstlersozialabgabe. Ihre Rechnung sollte deshalb klar zeigen, welche Beträge Honorar und welche reine Auslagen sind.
Anzahlung, Ausfallhonorar und Zahlung
Bei Hochzeiten und Events ist eine Anzahlung bei Buchung üblich, die den Termin verbindlich reserviert. Stellen Sie dafür eine eigene Anzahlungsrechnung. In der Schlussrechnung führen Sie die Gesamtleistung auf und tragen den bereits gezahlten Betrag unter „Bereits bezahlt“ ein – so sieht das Paar sofort den Restbetrag.
Regeln Sie im Vertrag, was bei Absage passiert. Ein vereinbartes Ausfallhonorar rechnen Sie als eigene Position mit Verweis auf den Vertrag ab.
Bewahren Sie Ihre Rechnungen acht Jahre auf. Für Geschäftskunden in Deutschland wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht; Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen. Ein ruhiges, bildfreundliches Layout finden Sie unter Designs.