So füllen Sie die Vorlage aus
- Tragen Sie Ausführungsort und Ausführungszeitraum ein.
- Führen Sie Arbeitslohn, Anfahrt, Material und Entsorgung als eigene Positionen auf.
- Nennen Sie bei Privatkunden die enthaltenen Lohn- und Fahrtkosten in den Anmerkungen.
- Bei Bauleistungen für andere Bauunternehmen: 0 % Steuer und §13b-Hinweis.
- Bereits gezahlte Abschläge abziehen und die Schlussrechnung als PDF senden.
Lohnkosten ausweisen: Steuerbonus nach §35a EStG
Privatkunden können einen Teil der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen in ihrem Haushalt von der Einkommensteuer abziehen – nach §35a EStG 20 % der Lohnkosten, bis zu einem jährlichen Höchstbetrag. Materialkosten zählen dabei nicht.
Damit Ihr Kunde den Bonus nutzen kann, muss die Rechnung den Anteil für Arbeit, Anfahrt und Maschinenstunden erkennbar machen. Am einfachsten geht das mit getrennten Positionen und einem Satz in den Anmerkungen wie „Enthaltene Arbeits- und Fahrtkosten: 998,00 € netto zzgl. USt.“
Wichtig für Ihre Kunden: Das Finanzamt erkennt nur unbare Zahlungen an. Geben Sie deshalb Ihre Bankverbindung an und bitten Sie um Überweisung statt Barzahlung. Das ist ein echter Service, mit dem Sie sich von Betrieben abheben, die das vergessen.
Bauleistungen an Bauunternehmer: §13b UStG
Arbeiten Sie als Subunternehmer für einen anderen Betrieb, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, kehrt sich die Steuerschuld oft um: Nach §13b UStG schuldet dann der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Sie stellen eine Nettorechnung.
- Steuersatz in der Vorlage auf 0 % setzen
- Hinweis ergänzen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. angeben
- Ein Nachweis des Auftraggebers (Bescheinigung USt 1 TG) schafft Sicherheit
Für Privatkunden und Unternehmen ohne eigene Bauleistungen gilt das nicht – dort berechnen Sie ganz normal 19 % Umsatzsteuer. Im Zweifel klären Sie den Status vor Arbeitsbeginn, denn eine falsche Rechnung muss später korrigiert werden. Für Reinigungsfirmen gilt Ähnliches bei Gebäudereinigung, siehe Rechnungsvorlage Reinigung.
Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Aufbewahrung
Bei größeren Aufträgen sind Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt üblich. Nummerieren Sie sie durch („1. Abschlagsrechnung“) und weisen Sie jeweils die Umsatzsteuer aus. In der Schlussrechnung führen Sie die Gesamtleistung auf und ziehen die bereits gezahlten Abschläge ab – in Invoiceferry über das Feld „Bereits bezahlt“.
Erbringen Sie Arbeiten an einem Grundstück für Privatpersonen, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen, und Ihr Kunde muss sie zwei Jahre aufbewahren. Darauf sollten Sie in der Rechnung hinweisen. Ihre eigene Aufbewahrungspflicht beträgt grundsätzlich acht Jahre.
Auch Handwerksbetriebe trifft die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft schrittweise bis 2028. Für Privatkunden bleibt das PDF erlaubt.