So füllen Sie die Vorlage aus
- Nennen Sie die Bestellnummer oder Projektnummer Ihres Kunden ganz oben.
- Rechnen Sie Beratungstage als Menge × Tagessatz ab, Nacharbeit gern stundenweise.
- Führen Sie Reisekosten als eigene Positionen mit Datum und Strecke auf.
- Bei Firmenkunden im EU-Ausland: Steuer auf 0 % und Reverse-Charge-Hinweis ergänzen.
- Zahlungsziel prüfen und die Rechnung als PDF versenden.
Tagessatz, Stunden oder Retainer richtig abrechnen
Beratungsleistungen werden in Deutschland meist über Tagessätze abgerechnet. Halten Sie im Vertrag fest, wie viele Stunden ein Beratertag umfasst – oft sind es acht – und ob halbe Tage abrechenbar sind. Auf der Rechnung steht dann die Anzahl der Tage als Menge, der Tagessatz als Einzelpreis.
Bei einem monatlichen Retainer schreiben Sie eine Position wie „Beratungspauschale Juni gemäß Rahmenvertrag“ mit Menge 1. Zusatzleistungen außerhalb des Kontingents führen Sie getrennt auf, damit die Freigabe in der Buchhaltung des Kunden glatt durchläuft.
Der Leistungszeitraum ist Pflicht. Gerade bei Dauerberatung hilft eine Angabe wie „Leistungszeitraum: 01.06.–30.06.“ – sie verhindert Rückfragen und erfüllt §14 UStG.
Reisekosten und Spesen weiterberechnen
Reisekosten berechnen Sie Ihrem Kunden in der Regel netto weiter und schlagen darauf die Umsatzsteuer auf – sie gelten als Teil Ihrer Beratungsleistung, nicht als durchlaufender Posten. Den Vorsteuerabzug aus der Bahn- oder Hotelrechnung machen Sie in Ihrer eigenen Voranmeldung geltend.
- Je Reise eine Position: Datum, Strecke, Verkehrsmittel
- Hotel und Verpflegung getrennt ausweisen, wenn der Kunde das verlangt
- Kilometerpauschale nur, wenn sie vertraglich vereinbart ist
- Kopien der Belege beifügen, falls der Vertrag es vorsieht
Klären Sie vorab, ob Reisezeit als Arbeitszeit gilt. Viele Beraterinnen berechnen sie zum halben Satz – Hauptsache, es steht im Angebot und ist auf der Rechnung klar beschriftet.
Kunden im EU-Ausland: Reverse Charge
Beraten Sie ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, gilt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Die Steuer schuldet der Leistungsempfänger in seinem Land. Sie stellen die Rechnung netto ohne deutsche Umsatzsteuer.
Auf die Rechnung gehören dann Ihre USt-IdNr., die USt-IdNr. des Kunden und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Prüfen Sie die Nummer des Kunden vorab beim Bundeszentralamt für Steuern. Außerdem melden Sie solche Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung.
In Invoiceferry setzen Sie den Steuersatz auf 0 % und tragen den Hinweis in die Anmerkungen ein. Sprache und Zahlenformat können Sie an den Kunden anpassen. Für B2B-Rechnungen im Inland beachten Sie die neue E-Rechnungspflicht.