Zo vul je het voorbeeld in
- Zet het inkoopordernummer of projectnummer van je opdrachtgever bovenaan.
- Factureer adviesdagen als aantal × dagtarief, uitloop per uur.
- Vermeld reiskosten apart, met kilometers en route.
- Zakelijke klant in een ander EU-land? Btw op 0% en ‘btw verlegd’ vermelden.
- Controleer de betaaltermijn en verstuur de PDF.
Dagtarief, uurtarief of vast maandbedrag
Consultants werken meestal met een dagtarief. Spreek in je opdrachtbevestiging af hoeveel uur een dag telt en of halve dagen gefactureerd mogen worden. Op de factuur zet je het aantal dagen als hoeveelheid en je dagtarief als prijs per eenheid.
Bij een vaste opdracht per maand – een retainer – gebruik je één regel, zoals ‘Advieswerkzaamheden juni conform raamovereenkomst’. Extra werk buiten de afspraak zet je op een aparte regel, zodat je opdrachtgever het makkelijk kan accorderen.
Grote organisaties werken vaak met inkoopordernummers. Zonder dat nummer blijft je factuur liggen. Vraag het dus vooraf op en vermeld het duidelijk. Ook de periode waarin je het werk deed is verplicht: ‘Periode: 1 t/m 30 juni’ voorkomt vragen.
Reiskosten en onkosten doorberekenen
Reiskosten die je aan je opdrachtgever doorberekent, horen bij je dienst. Je rekent er dus gewoon btw over, ook als je zelf geen btw betaalde op bijvoorbeeld de kilometers. Alleen kosten die je echt namens de klant voorschiet, kunnen als doorlopende post zonder btw worden doorbelast.
- Kilometers: aantal km als hoeveelheid en het afgesproken tarief per km
- Openbaar vervoer en parkeren: per rit of per maand gebundeld
- Overnachting: hotel, aantal nachten en datum
Spreek vooraf af of reistijd als werktijd telt. Veel adviseurs rekenen het tegen een lager tarief of rekenen woon-werkverkeer helemaal niet. Zolang het in je offerte staat en de factuur er duidelijk over is, voorkom je discussie.
Klanten in België of elders in de EU
Werk je als Nederlandse consultant voor een bedrijf in België of een ander EU-land, dan is de btw meestal verlegd: je klant draagt de btw af in zijn eigen land. Je factuur vermeldt dan:
- jouw btw-identificatienummer en dat van je klant
- de tekst ‘btw verlegd’ of ‘reverse charge’
- het bedrag zonder btw
Controleer het btw-nummer van je klant vooraf in het Europese VIES-systeem en neem de omzet op in je opgaaf intracommunautaire prestaties. Andersom geldt hetzelfde voor Belgische adviseurs die in Nederland werken: ‘Verlegging van heffing’ en beide btw-nummers op de factuur.
Belgische zakelijke klanten vragen steeds vaker om een gestructureerde e-factuur. Lees meer over de e-facturatieplicht in België.