Zo vul je het voorbeeld in
- Vul je naam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer in.
- Geef de factuur een uniek, doorlopend factuurnummer en vermeld de periode.
- Zet uren als decimaal: 1,5 voor anderhalf uur.
- Val je onder de KOR? Zet de btw op ‘Geen’ en vermeld de vrijstelling.
- Controleer je IBAN en download de factuur als PDF.
Wat moet er op een zzp-factuur staan?
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan je factuur. Mist er iets, dan kan je klant de btw niet aftrekken en krijg je de factuur terug. Zet in elk geval op je factuur:
- je naam en adres, en de naam en het adres van je klant
- je btw-identificatienummer en je KvK-nummer
- een uniek, doorlopend factuurnummer en de factuurdatum
- een duidelijke omschrijving van het werk en de datum of periode waarin je het deed
- het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
Gebruik op je factuur je btw-identificatienummer, niet je oude omzetbelastingnummer: dat bevat je BSN niet en is daarom veiliger om te delen. In België zet je je ondernemingsnummer en btw-nummer (BE0…) op de factuur. Meer kant-en-klare voorbeelden vind je bij de factuursjablonen.
KOR en de Belgische vrijstellingsregeling
Heb je een kleine omzet, dan kun je in Nederland kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw en doet geen btw-aangifte, maar je mag ook geen btw terugvragen. De omzetgrens ligt op dit moment op € 20.000 per jaar; controleer de actuele grens bij de Belastingdienst. Zet op je factuur een vermelding als ‘Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van de KOR’ en reken geen btw.
In België bestaat een vergelijkbare vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Ook daar reken je geen btw, en op de factuur hoort de vermelding ‘Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen’. Kijk voor de actuele omzetgrens bij de FOD Financiën.
In Invoiceferry zet je de btw-modus dan op ‘Geen belasting’ en zet je de vermelding in de notities. Zo staat alles netjes op je PDF.
Sneller betaald en goed bewaard
Als zzp’er is je cashflow alles. Een paar gewoontes helpen enorm:
- Stuur je factuur meteen na oplevering, niet aan het eind van de maand.
- Noem een concrete betaaltermijn, bijvoorbeeld 14 dagen. Zonder afspraak geldt voor zakelijke klanten in Nederland wettelijk 30 dagen.
- Vermeld het inkoopordernummer (PO) als je klant er een heeft.
- Herinner vriendelijk op de vervaldag.
Je administratie, inclusief facturen, moet je in Nederland in principe zeven jaar bewaren; in België geldt voor facturen tien jaar. Sla elk PDF’je dus op met het factuurnummer in de bestandsnaam. Werk je voor Belgische zakelijke klanten, lees dan ook over de e-facturatieplicht in België.