Zo vul je het voorbeeld in
- Vermeld het adres van de locatie en de periode.
- Zet de vaste schoonmaak als één regel per maand of reken per uur.
- Extra werk zoals glas of dieptereiniging op een eigen regel.
- Val je onder de KOR? Btw op ‘Geen’ en de vermelding in de notities.
- Download de PDF en dupliceer hem volgende maand.
Zo ziet een goede schoonmaakfactuur eruit
Schoonmaak factureer je vaak elke maand. Een vaste opzet die je steeds hergebruikt bespaart tijd en voorkomt fouten. Naast de verplichte gegevens – jouw naam, adres, KvK- en btw-identificatienummer, het factuurnummer, de datum, het bedrag zonder btw, het tarief en het btw-bedrag – zet je erop:
- de locatie met adres, bij meerdere panden een regel per pand
- de periode, bijvoorbeeld ‘1 t/m 31 oktober’
- de frequentie: ‘2× per week’ of ‘elke vrijdag’
- extra werk apart: ramen, vloeren, schoonmaak na verbouwing
Reken je per vierkante meter, dan vul je de m² in als hoeveelheid en je prijs per m² als stukprijs. Zo ziet je klant meteen hoe het bedrag tot stand komt.
Btw en KOR voor schoonmakers
Schoonmaakdiensten vallen in Nederland en België in de regel onder het algemene btw-tarief van 21%. Werk je als zelfstandige schoonmaker bij particulieren met een kleine omzet, dan kan de kleineondernemersregeling (KOR) interessant zijn: je rekent geen btw en zet op je factuur dat je vrijgesteld bent op grond van de KOR. Controleer de actuele omzetgrens bij de Belastingdienst.
Ben je schoonmaker in Vlaanderen, dan bestaat de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Werk je via dienstencheques, dan factureer je niet zelf aan de klant: dat loopt via een erkende dienstenchequeonderneming. Deze factuur is bedoeld voor schoonmaak buiten dat systeem.
Werk je als onderaannemer voor een ander schoonmaakbedrijf? Vraag dan na of de btw verlegd moet worden; in België geldt voor bepaalde schoonmaak van gebouwen de regeling medecontractant.
Vaste klanten, vaste routine
De kracht van een schoonmaakbedrijf zit in terugkerend werk. Maak het factureren net zo voorspelbaar:
- Factureer elke maand op dezelfde dag, bijvoorbeeld de eerste werkdag.
- Dupliceer de factuur van vorige maand en pas alleen nummer, datum en periode aan.
- Meld wijzigingen in de frequentie of extra werk vooraf, niet pas op de factuur.
- Spreek een korte betaaltermijn af, zoals 14 dagen, en vermeld die op elke factuur.
Bewaar alle facturen: in Nederland geldt in principe zeven jaar, in België tien jaar voor facturen. Voor zakelijke klanten in België moet je factuur bovendien elektronisch worden verstuurd; lees meer over e-facturatie in België. Een rustige, professionele opmaak kies je bij de ontwerpen.