Zo vul je het voorbeeld in
- Vermeld datum en aanleiding van de shoot, bijvoorbeeld ‘Bruiloft 14 juni’.
- Zet shoot, nabewerking en gebruiksrechten op aparte regels.
- Omschrijf de gebruiksrechten: medium, duur en exclusiviteit.
- Vul de aanbetaling in bij ‘Reeds betaald’.
- Download de PDF en stuur hem mee met je galerij.
Shoot en gebruiksrechten apart factureren
Als fotograaf verkoop je twee dingen: je tijd en vakmanschap, en het recht om de beelden te gebruiken. Laat dat terugkomen op je factuur:
- Shoot – per uur, dagdeel of dag
- Nabewerking – per foto of per uur
- Gebruiksrechten – medium (print, web, advertentie), duur, regio, exclusief of niet
- Bijkomende kosten – reiskosten, studiohuur, assistent, styling
Omschrijf de licentie net zo precies als in je offerte. ‘Gebruik website en social media, 2 jaar, niet-exclusief’ is helder; ‘incl. rechten’ levert later discussie op. Wil je klant de foto’s later voor een campagne gebruiken, dan factureer je een uitbreiding van de licentie. Zo blijft je werk ook op de lange termijn iets waard.
Btw, KOR en vrijstelling voor fotografen
Voor de meeste fotografiediensten geldt in Nederland en België het algemene tarief van 21%. Er bestaan uitzonderingen voor bepaalde kunstwerken en rechten, maar die zijn smal en lastig af te bakenen. Overleg met je boekhouder voordat je een lager tarief toepast.
Begin je net als fotograaf, dan kan de KOR in Nederland of de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen in België aantrekkelijk zijn. Je rekent dan geen btw. Let op: vooral particuliere klanten, zoals bruidsparen, merken dat voordeel direct in de prijs. Zakelijke klanten kunnen btw toch al aftrekken. Controleer elk jaar of je nog onder de actuele omzetgrens blijft.
In Invoiceferry zet je de btw-modus dan op ‘Geen belasting’ en zet je de vermelding van de vrijstelling in de notities.
Aanbetaling, annulering en betaling
Voor bruiloften en evenementen is een aanbetaling bij boeking gebruikelijk; die zet de datum vast. Stuur daarvoor een aparte voorschotfactuur. Op de eindfactuur zet je de volledige opdracht en vul je de aanbetaling in bij ‘Reeds betaald’, zodat het restbedrag meteen duidelijk is.
Leg in je voorwaarden vast wat er gebeurt bij annulering. Een afgesproken annuleringsvergoeding factureer je als aparte regel met een verwijzing naar de overeenkomst.
- Stuur de factuur samen met, of vlak voor, de levering van de galerij.
- Vermeld je IBAN en het factuurnummer als betalingskenmerk.
- Bewaar je facturen: 7 jaar in Nederland, 10 jaar in België.
Een rustig, beeldvriendelijk ontwerp kies je bij de ontwerpen.