So füllen Sie die Vorlage aus
- Tragen Sie Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. ein.
- Vergeben Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer und nennen Sie den Leistungszeitraum.
- Erfassen Sie Stunden als Dezimalzahl, z. B. 1,5 für anderthalb Stunden.
- Als Kleinunternehmer stellen Sie die Steuer auf „Keine“ und ergänzen den Hinweis auf §19 UStG.
- Bankverbindung prüfen und die Rechnung als PDF herunterladen.
Pflichtangaben auf der Rechnung nach §14 UStG
Damit Ihr Auftraggeber die Vorsteuer ziehen kann, muss Ihre Rechnung bestimmte Angaben enthalten. Fehlt etwas, wird meist eine Korrektur verlangt – und die Zahlung verzögert sich.
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln. Bei allem darüber lohnt es sich, die Liste vor dem Versand kurz abzuhaken. Eine Übersicht weiterer Vorlagen finden Sie unter Rechnungsvorlagen.
Kleinunternehmerregelung: Rechnung ohne Umsatzsteuer
Viele Freiberufler starten als Kleinunternehmer nach §19 UStG. Seit 2025 gilt: Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 € nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr dürfen 100.000 € nicht überschritten werden. Prüfen Sie die aktuellen Grenzen trotzdem regelmäßig, denn der Gesetzgeber passt sie gelegentlich an.
Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stellen Sie in Invoiceferry den Steuermodus auf „Keine Steuer“ und schreiben Sie in die Anmerkungen einen klaren Hinweis, etwa: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weisen Sie dennoch Steuer aus, schulden Sie diese dem Finanzamt – auch wenn Sie eigentlich befreit wären.
Wer die Grenze überschreitet, rechnet ab dem maßgeblichen Zeitpunkt mit 19 % (oder dem ermäßigten Satz, falls er für Ihre Leistung gilt) ab und gibt Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
E-Rechnung, Aufbewahrung und schnelle Bezahlung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen folgt schrittweise: ab 2027 für größere Unternehmen, ab 2028 für alle. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen. Was das für Sie bedeutet, erklärt unsere Seite zur E-Rechnung.
Rechnungen müssen Sie aufbewahren – seit 2025 grundsätzlich acht Jahre. Speichern Sie also jedes PDF ab, am besten mit der Rechnungsnummer im Dateinamen.
- Stellen Sie die Rechnung direkt nach Abschluss eines Projekts oder Meilensteins.
- Nennen Sie die Bestellnummer des Kunden, wenn er eine vergeben hat.
- Schreiben Sie ein konkretes Zahlungsziel statt „zeitnah“.