Data sprzedaży a data wystawienia faktury: terminy i wyjątki

Dwie daty, dwie funkcje

Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wymienia obie daty osobno. Punkt 1 to data wystawienia. Punkt 6 to data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty (zaliczki), „o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury”.

Data sprzedaży jest ważniejsza dla podatku: od niej zwykle zależy powstanie obowiązku podatkowego (art. 19a ust. 1), a więc miesiąc, w którym wykazujesz VAT należny w JPK_VAT, oraz kurs waluty przy fakturze w walucie obcej. Data wystawienia decyduje o tym, czy zmieściłeś się w terminie na fakturę.

W KSeF dochodzi trzecia data: faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu przesłania do systemu (art. 106na ust. 1). Więcej w artykule KSeF 2026–2027.

Kiedy obie daty są takie same, a kiedy się różnią

Jeżeli wydajesz towar i tego samego dnia wystawiasz fakturę, data sprzedaży jest równa dacie wystawienia i nie musisz jej podawać osobno. Wiele programów i tak ją drukuje – nie jest to błąd.

Daty się różnią, gdy:

• wystawiasz fakturę po wykonaniu usługi, np. 3 listopada za projekt zakończony 28 października,
• wystawiasz fakturę przed sprzedażą (dopuszczalne do 60 dni wcześniej),
• wystawiasz fakturę zaliczkową – wtedy podajesz datę otrzymania zaliczki, jeśli różni się od daty wystawienia,
• rozliczasz usługi okresowe – wtedy możesz podać okres, np. „październik 2026”.

Podstawowy termin: 15. dzień następnego miesiąca

Według art. 106i ust. 1 fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Uwaga: 15 listopada 2026 r. wypada w niedzielę. Nie licz na przesunięcie terminu – w KSeF fakturę możesz wysłać także w weekend. Pamiętaj też, że późniejsze wystawienie faktury nie przesuwa obowiązku podatkowego: VAT od sprzedaży z października wykazujesz w październiku, nawet jeśli fakturę wystawisz 15 listopada.

Faktury zaliczkowe

Jeśli przed dostawą lub wykonaniem usługi otrzymasz całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania (art. 19a ust. 8). Fakturę zaliczkową wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki (art. 106i ust. 2).

Przykład: stolarz dostaje 20 października 2026 r. zaliczkę 4 920 zł brutto na meble, które dostarczy w grudniu.

1. Obowiązek VAT od zaliczki: październik (4 920 / 1,23 = 4 000 zł netto, VAT 920 zł).
2. Faktura zaliczkowa: najpóźniej 15 listopada 2026 r., z datą otrzymania zapłaty 20.10.2026.
3. Po dostawie w grudniu: faktura końcowa z rozliczeniem zaliczki, najpóźniej 15 stycznia 2027 r.

Jeśli zaliczka wpłynie w tym samym miesiącu co dostawa, wiele firm wystawia od razu jedną fakturę na całość – to częsta i dopuszczalna praktyka, o ile faktura końcowa obejmuje całą kwotę.

Wyjątki od terminu 15 dni

Art. 106i ust. 3 przewiduje dłuższe lub inne terminy dla szczególnych transakcji:

• 30 dni od wykonania usług budowlanych lub budowlano-montażowych (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a),
• 60 dni od wydania towarów w przypadkach z art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b (dotyczy wydawnictw; 120 dni, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów),
• 90 dni od wykonania czynności w przypadkach z art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c,
• z upływem terminu płatności w przypadkach z art. 19a ust. 5 pkt 4 (m.in. media, usługi telekomunikacyjne, najem).

Faktura na żądanie klienta (art. 106i ust. 6): jeśli konsument zgłosi żądanie do końca miesiąca sprzedaży, obowiązują terminy ogólne; jeśli później – masz 15 dni od zgłoszenia.

Faktura przed sprzedażą: maksymalnie 60 dni

Fakturę możesz wystawić wcześniej, ale nie wcześniej niż 60. dnia przed dostawą, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. 7). To przydatne, gdy klient chce mieć fakturę przed płatnością, np. przy imprezie zaplanowanej za miesiąc.

Ograniczenie 60 dni nie dotyczy faktur za usługi rozliczane okresowo (np. abonamenty, najem) – pod warunkiem że faktura wskazuje okres rozliczeniowy, którego dotyczy. Wtedy jedna faktura może obejmować nawet cały rok.

Przy fakturze wystawionej przed sprzedażą w walucie obcej kurs bierzesz z dnia roboczego przed wystawieniem faktury (art. 31a ust. 2).

Usługi ciągłe, abonamenty i najczęstsze błędy

Przy usługach świadczonych w sposób ciągły, rozliczanych w okresach rozliczeniowych, usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, którego dotyczą płatności. Księgowa, która co miesiąc obsługuje klienta, wykonuje usługę na koniec każdego miesiąca, więc na fakturze zamiast jednej daty sprzedaży może podać okres, np. „01.10.2026–31.10.2026”.

Przykład: abonament za oprogramowanie za październik, 500 zł netto. Data sprzedaży: 31.10.2026 (koniec okresu). Fakturę wystawiasz do 15.11.2026, a VAT 115 zł wykazujesz w JPK_VAT za październik.

Najczęstsze błędy z datami:

• Data sprzedaży równa dacie wystawienia „z automatu”. Program wstawia dzisiejszą datę, a usługa była w poprzednim miesiącu – VAT trafia do złego okresu.
• VAT wykazany według daty faktury. Liczy się data powstania obowiązku podatkowego, a nie data wystawienia.
• Spóźniona faktura. Wystawienie po terminie z art. 106i może skutkować karą skarbową, a kontrahent zobaczy fakturę później i później zapłaci.
• Brak daty zaliczki. Na fakturze zaliczkowej podaje się datę otrzymania zapłaty, jeśli jest inna niż data wystawienia.

Dobra praktyka: ustal w firmie stały dzień wystawiania faktur, np. pierwszy roboczy dzień miesiąca, i zawsze wpisuj datę sprzedaży ręcznie, z dokumentu dostawy lub protokołu odbioru.

Jak wpisać daty w Invoiceferry

W polskim edytorze Invoiceferry obok daty wystawienia jest osobne pole data sprzedaży. Jeśli je wypełnisz, pojawi się na fakturze. Ta sama data jest używana przez przycisk NBP do pobrania kursu z tabeli A, gdy wystawiasz fakturę w walucie obcej.

Na koniec szybka lista: data wystawienia nie później niż 15. dnia następnego miesiąca, data sprzedaży podana, gdy się różni, przy zaliczce – data jej otrzymania, a przy fakturze powyżej 15 000 zł z towarami z załącznika nr 15 – dopisek MPP. Faktury objęte obowiązkiem KSeF wystawiasz w systemie MF.

Przydatne narzędzia i artykuły

• Faktura w walucie obcej: jaki kurs NBP i jak wykazać VAT w złotychJaki kurs NBP przyjąć na fakturze w EUR lub USD, z którego dnia i tabeli, jak wykazać VAT w PLN. Przykład krok po kroku z kursem euro.
• KSeF 2026–2027: kto, od kiedy i jak wystawiać faktury ustrukturyzowaneTerminy KSeF, zwolnienie do 10 000 zł miesięcznie, kasy fiskalne, Aplikacja Podatnika, tryb offline24 i awaria oraz kary od 1 stycznia 2027 r.
• KSeF i obowiązkowa e-fakturaKSeF krok po kroku: obowiązkowe e-faktury od 1 lutego i 1 kwietnia 2026, mali od 2027, struktura FA(3), tryby offline i kary od 2027 roku.