KSeF 2026–2027: kto, od kiedy i jak wystawiać faktury ustrukturyzowane

Czym jest KSeF i co się zmieniło w 2026 r.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur. Faktura ustrukturyzowana to plik XML zgodny ze wzorem FA(3), który trafia do KSeF i dostaje tam swój numer identyfikujący. Dopiero wtedy jest uznana za wystawioną – zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Przez kilka lat KSeF był dobrowolny. W 2026 r. stał się obowiązkowy dla podatników VAT czynnych i zwolnionych, w dwóch etapach. Jednocześnie ustawodawca zostawił okres przejściowy do końca 2026 r.: część faktur można jeszcze wystawiać po staremu, a za błędy w KSeF nie ma jeszcze kar pieniężnych.

Ten artykuł opisuje stan prawny według tekstu jednolitego ustawy o VAT (Dz.U. 2026 poz. 1263) i informacji Ministerstwa Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl na dzień 6 listopada 2026 r. Przepisy o KSeF zmieniały się wielokrotnie, więc przed ważną decyzją sprawdź aktualny komunikat MF lub zapytaj księgową.

Terminy: kto i od kiedy musi wystawiać faktury w KSeF

Kalendarz wdrożenia wygląda tak:

Między 1 lutego a 31 marca 2026 r. mniejsze firmy (poniżej 200 mln zł) mogły jeszcze wystawiać faktury elektroniczne i papierowe – tak stanowi art. 145l ustawy. Ten etap już minął, więc dziś każda firma, która nie korzysta z wyjątków opisanych niżej, wystawia faktury w KSeF.

Obowiązek dotyczy faktur w obrocie krajowym B2B. Faktury dla konsumentów mogą być wystawione w KSeF i przekazane w inny sposób, na przykład jako PDF z kodem QR. Szczegółowe zasady dla faktur konsumenckich i dla nabywców zagranicznych opisuje strona KSeF w pigułce.

Wyjątek do 10 000 zł miesięcznie

Art. 145m ustawy o VAT pozwala do 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z VAT udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

Ważne szczegóły z wyjaśnień MF:

• Liczy się miesiąc wystawienia faktury, a nie miesiąc sprzedaży. Faktura wystawiona 7 maja za sprzedaż z kwietnia wchodzi do limitu za maj.
• Do limitu nie wlicza się faktur z kas rejestrujących, paragonów do 450 zł uznanych za faktury uproszczone ani faktur dla konsumentów.
• Prawo do wyjątku tracisz od faktury, którą przekroczysz 10 000 zł. Ta faktura i wszystkie kolejne muszą już trafić do KSeF, nawet jeśli w następnym miesiącu sprzedaż znów spadnie.

Przykład: grafik w październiku wystawia faktury na 4 920 zł i 3 690 zł brutto (razem 8 610 zł). Trzecia faktura na 2 460 zł podniosłaby sumę do 11 070 zł, więc tę fakturę musi już wystawić w KSeF – i od tej chwili wszystkie następne również.

Kasy fiskalne i paragony z NIP

Druga furtka to art. 145n. Od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe przy użyciu kas rejestrujących, a także paragony fiskalne z NIP nabywcy do 450 zł uznane za faktury uproszczone. Wartość tych faktur nie wchodzi do limitu 10 000 zł.

Od 2027 r. ten wyjątek wygasa. Sklep czy warsztat, który dziś drukuje faktury z kasy, musi do końca roku przygotować sposób wystawiania ich w KSeF – przez program sprzedażowy połączony z API KSeF albo przez bezpłatne narzędzia MF.

Aplikacja Podatnika KSeF i inne narzędzia MF

Nie każda firma potrzebuje płatnego programu. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0 (w przeglądarce, logowanie na ap.ksef.mf.gov.pl) oraz aplikację mobilną. Według wyjaśnień MF aplikacja pozwala korzystać z systemu, zarządzać uprawnieniami i tokenami, przeglądać faktury, pobierać UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) i drukować wizualizację faktury.

Na co zwrócić uwagę:

• Uprawnienia. Księgowa lub pracownik potrzebuje nadanych uprawnień do wystawiania lub przeglądania faktur w imieniu firmy.
• Brak powiadomień. Aplikacja nie wysyła powiadomień o nowych fakturach zakupowych – trzeba je regularnie sprawdzać samemu albo korzystać z programu, który je pobiera.
• Kod QR. Jeśli przekazujesz fakturę z KSeF poza systemem (np. PDF mailem), wizualizacja musi mieć kod QR z numerem KSeF, który pozwala ją zweryfikować.

Invoiceferry nie wysyła faktur do KSeF. Możesz w nim przygotować fakturę, ofertę lub paragon i wydrukować PDF, ale fakturę, która podlega obowiązkowi KSeF, musisz wystawić w Aplikacji Podatnika lub w programie zintegrowanym z KSeF. Do końca 2026 r. PDF z Invoiceferry nadal wystarczy, jeśli korzystasz z wyjątku do 10 000 zł miesięcznie.

Tryby offline24, niedostępność i awaria

Faktura ustrukturyzowana nie zawsze musi powstać online. Ustawa przewiduje trzy sytuacje, w których wystawiasz fakturę elektroniczną zgodną ze wzorem FA(3) bez połączenia z systemem i wysyłasz ją później:

Tryb offline24 jest stały, nie tylko awaryjny: możesz go używać na przykład u klienta bez internetu. Faktura offline przekazana nabywcy przed wysłaniem do KSeF ma dwa kody QR – oznaczone „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Po nadaniu numeru KSeF wystarcza jeden kod.

W trybie offline24 faktura nadal trafia do nabywcy przez KSeF (art. 106nda ust. 3). Najbardziej praktyczny wniosek: ustaw sobie przypomnienie, by wysłać zaległe faktury następnego dnia roboczego. Od 2027 r. spóźnienie może kosztować.

Kary od 1 stycznia 2027 r.

Art. 106ni ustawy o VAT wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2027 r. Naczelnik urzędu skarbowego może w drodze decyzji nałożyć karę pieniężną, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

1. nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
2. w trybie awarii, niedostępności lub offline24 wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
3. nie przesłał w terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24, awarii lub niedostępności.

Kara wynosi do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF, a gdy faktura nie ma VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem. To górne granice: urząd ustala wysokość w decyzji, a karę płaci się w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji. Za samo niedopełnienie niektórych obowiązków (np. spóźnione przesłanie faktury offline) nie wszczyna się postępowania karnoskarbowego.

Przykład: faktura na 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT wystawiona w 2027 r. jako PDF, mimo obowiązku KSeF, może skutkować karą do 2 300 zł. W mediach pojawiały się informacje o projekcie przesunięcia kar na 2028 r.; dopóki zmiana nie zostanie opublikowana w Dzienniku Ustaw, obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r.

Jak wygląda wystawienie faktury w KSeF w praktyce

Dla małej firmy, która dotąd drukowała PDF-y, codzienna zmiana jest mniejsza, niż się wydaje. Typowy przebieg wygląda tak:

1. Logowanie. Wchodzisz do Aplikacji Podatnika profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym albo korzystasz z programu połączonego z KSeF tokenem lub certyfikatem.
2. Wypełnienie faktury. Dane są te same co na papierze: NIP nabywcy, pozycje, stawki, kwoty, data sprzedaży, ewentualnie dopisek o podzielonej płatności.
3. Wysyłka. System sprawdza zgodność ze wzorem FA(3) i nadaje numer KSeF. Od tej chwili faktura jest wystawiona i dostępna dla nabywcy.
4. UPO. Pobierasz urzędowe poświadczenie odbioru – dowód, że faktura trafiła do systemu.
5. Przekazanie klientowi. Firma z NIP odbiera fakturę w KSeF. Jeśli dodatkowo wysyłasz PDF, dodaj kod QR z numerem KSeF.

Zmienia się też korekta. W KSeF nie ma „anulowania” wysłanej faktury – błąd poprawiasz fakturą korygującą, również wystawioną w systemie. Dlatego warto sprawdzić dane przed wysyłką, zwłaszcza NIP nabywcy: faktura z błędnym NIP trafi do niewłaściwej firmy.

Zmienia się wreszcie strona zakupowa. Faktury od dostawców nie przychodzą już mailem, tylko czekają w KSeF. Ktoś w firmie – Ty albo księgowa – musi regularnie je pobierać, bo termin płatności biegnie niezależnie od tego, czy fakturę otworzyłeś.

Lista kontrolna na koniec 2026 r.

• Sprawdź, czy korzystasz z wyjątku 10 000 zł lub z faktur z kasy – oba kończą się 31 grudnia 2026 r.
• Zaloguj się do Aplikacji Podatnika i nadaj uprawnienia księgowej.
• Zdecyduj, czy wystawiasz w Aplikacji Podatnika, czy w programie z integracją KSeF.
• Ustal procedurę dla trybu offline24: kto i kiedy wysyła zaległe faktury.
• Pamiętaj o pozostałych zasadach: data sprzedaży i terminy wystawienia, przeliczenie walut i split payment obowiązują także w KSeF.

Więcej o wymaganiach technicznych przeczytasz na stronie e-fakturowanie w Polsce.

Przydatne narzędzia i artykuły

• Data sprzedaży a data wystawienia faktury: terminy i wyjątkiKiedy data sprzedaży różni się od daty wystawienia faktury, do kiedy wystawić fakturę (15. dzień następnego miesiąca), faktury zaliczkowe i wyjątki.
• KSeF i obowiązkowa e-fakturaKSeF krok po kroku: obowiązkowe e-faktury od 1 lutego i 1 kwietnia 2026, mali od 2027, struktura FA(3), tryby offline i kary od 2027 roku.
• E-invoicing in PolandE-invoicing in Poland: KSeF mandatory from 1 February and 1 April 2026, smallest firms from 2027, FA(3) format, offline modes and penalties from 2027.