W skrócie
Od 1 lutego 2026 faktury w KSeF wystawiają podatnicy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 obowiązek objął pozostałych podatników, także zwolnionych z VAT. Do 31 grudnia 2026 poza KSeF mogą jeszcze fakturować firmy o miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 000 zł brutto. Kary za nieprzestrzeganie zasad stosuje się od 1 stycznia 2027.
Najważniejsze terminy
| Kiedy | Co się zmienia |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Obowiązek wystawiania w KSeF dla podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.; wszyscy odbierają faktury przez KSeF. |
| 1 kwietnia 2026 | Obowiązek wystawiania w KSeF dla pozostałych podatników, w tym zwolnionych z VAT. |
| Do 31 grudnia 2026 | Okres przejściowy: tryb offline24 dla wszystkich, faktury z kas fiskalnych i sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie poza KSeF, brak kar. |
| 1 stycznia 2027 | KSeF obowiązkowy także dla najmniejszych podatników; zaczynają obowiązywać kary. |
Czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana
KSeF to rządowy system, w którym faktura powstaje jako plik XML w strukturze logicznej FA(3). Faktura uznawana jest za wystawioną dopiero, gdy KSeF nada jej numer identyfikacyjny. Nabywca-firma pobiera ją z KSeF, a nie z e-maila.
PDF, nawet wygenerowany w programie, nie jest fakturą ustrukturyzowaną. Wizualizację faktury z KSeF możesz przekazać z kodem QR, który pozwala ją zweryfikować.
Gdzie wystawić fakturę w KSeF
- Aplikacja Podatnika KSeF: bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów w przeglądarce, wystarczające dla wielu JDG.
- e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym i bezpłatna aplikacja mobilna KSeF.
- Program księgowy lub fakturowy zintegrowany z API KSeF.
Do logowania potrzebujesz Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego, e-dowodu lub tokenu/certyfikatu KSeF. Właściciel firmy może nadać uprawnienia księgowej.
Tryby offline i awarie
- Offline24: wystawiasz fakturę poza systemem (z kodami QR) i przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Do końca 2026 r. możesz z niego korzystać bez szczególnego powodu.
- Tryb niedostępności KSeF: przy ogłoszonej przez MF niedostępności systemu przesyłasz faktury w ciągu kolejnego dnia roboczego po jej zakończeniu.
- Tryb awaryjny: przy ogłoszonej awarii masz 7 dni roboczych od jej zakończenia.
Komunikaty o awariach MF publikuje w BIP i w Aplikacji Podatnika.
Kogo KSeF nie obejmuje i gdzie pasuje Invoiceferry
Faktur dla konsumentów nie musisz wystawiać w KSeF, a proformy, oferty i rachunki nie są fakturami. Faktury dla zagranicznych firm też wystawia się w KSeF, a nabywcy przekazuje w uzgodniony sposób.
Invoiceferry nie wysyła faktur do KSeF i nie tworzy plików FA(3). Gdy KSeF Cię obowiązuje, fakturę wystaw w Aplikacji Podatnika KSeF lub programie księgowym. Invoiceferry przyda się do proform, ofert, rachunków, faktur dla osób prywatnych i czytelnego PDF-u dla klientów zagranicznych obok faktury z KSeF.
Powiadomienie o eksporcie e-faktur
Napiszemy raz, gdy Invoiceferry będzie mógł tworzyć e-faktury zgodne z przepisami dla kraju: Polski. Bez spamu.
Potrzebujesz faktury jeszcze dziś? Przygotuj w minutę czytelną fakturę, ofertę lub pokwitowanie w PDF, za darmo. Bez rejestracji, dane zostają na Twoim urządzeniu.
Przejdź do darmowego generatora fakturNajczęstsze pytania
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla JDG?
Dla większości JDG od 1 kwietnia 2026. Jeśli wartość Twojej sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, możesz fakturować poza KSeF do końca 2026 roku.
Czy zwolnieni z VAT muszą korzystać z KSeF?
Tak, gdy wystawiają faktury. Rachunki, które mogą wystawiać zamiast faktur, nie trafiają do KSeF.
Jakie są kary za brak faktury w KSeF?
Od 1 stycznia 2027 r. za wystawienie faktury poza KSeF grozi kara pieniężna liczona od kwoty VAT lub kwoty faktury. Za naruszenia z 2026 r. kar z art. 106ni nie stosuje się. Wysokość sprawdź na podatki.gov.pl.
Czy muszę płacić za program do KSeF?
Nie. Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma są bezpłatne. Programy komercyjne ułatwiają pracę przy większej liczbie faktur.
Czy Invoiceferry wystawi fakturę w KSeF?
Nie. Invoiceferry tworzy PDF i nie łączy się z KSeF. Używaj go do proform, ofert, rachunków i dokumentów dla klientów prywatnych.
Inne poradniki
Ten poradnik to podsumowanie, a nie porada prawna ani podatkowa. Przepisy i terminy się zmieniają; sprawdź swoją sytuację na podatki.gov.pl, w urzędzie skarbowym lub u księgowej. Aktualizacja: 2026-11-06.