Mechanizm podzielonej płatności: kiedy jest obowiązkowy i co wpisać na fakturze

Na czym polega split payment

Mechanizm podzielonej płatności (MPP, split payment) działa od 1 lipca 2018 r. Nabywca płaci fakturę specjalnym komunikatem przelewu: kwota netto trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, a kwota VAT na jego rachunek VAT, który bank otwiera automatycznie przy rachunku firmowym. Z rachunku VAT można płacić głównie podatki i VAT dostawcom, a przelew środków na zwykły rachunek wymaga zgody urzędu skarbowego.

Co do zasady MPP jest dobrowolny – art. 108a ust. 1 ustawy o VAT mówi, że podatnik, który otrzymał fakturę z wykazanym VAT, może zapłacić w tym mechanizmie. Od listopada 2019 r. w części transakcji jest on jednak obowiązkowy. Te transakcje opisuje art. 108a ust. 1a i art. 106e ust. 1 pkt 18a.

Kiedy MPP jest obowiązkowy: dwa warunki naraz

Obowiązek powstaje, gdy spełnione są łącznie oba warunki:

1. Kwota należności ogółem na fakturze przekracza 15 000 zł (lub równowartość w walucie obcej). Liczy się kwota brutto całej faktury, nie pojedynczej pozycji.
2. Faktura obejmuje towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, sprzedane na rzecz podatnika.

Załącznik nr 15 obejmuje branże uznane za szczególnie narażone na wyłudzenia VAT. Znajdziesz w nim m.in. wyroby stalowe, metale, paliwa, części do pojazdów, elektronikę (np. komputery przenośne, telefony, konsole), odpady i surowce wtórne oraz liczne usługi budowlane. Zawsze sprawdzaj symbol PKWiU swojego towaru w aktualnym tekście załącznika.

Wystarczy jedna pozycja z załącznika na fakturze przekraczającej 15 000 zł, żeby obowiązek objął fakturę. Kwota 15 000 zł brutto to próg „powyżej” – faktura na dokładnie 15 000,00 zł nie wymaga MPP.

Przykład: laptopy dla biura rachunkowego

Hurtownia sprzedaje biuru rachunkowemu 5 laptopów po 2 600 zł netto.

Laptopy są w załączniku nr 15, a kwota brutto przekracza 15 000 zł. Faktura musi więc zawierać dopisek „mechanizm podzielonej płatności”, a biuro rachunkowe musi zapłacić przelewem MPP: 13 000 zł na rachunek hurtowni i 2 990 zł na jej rachunek VAT.

Gdyby biuro kupiło 4 laptopy (12 792 zł brutto), MPP byłby dobrowolny. Uwaga na sztuczne dzielenie: podział jednej dostawy na kilka faktur poniżej progu tylko po to, by uniknąć MPP, może zostać zakwestionowany przez urząd.

Przy fakturze w walucie obcej próg przeliczasz na złote według tych samych zasad co podstawę opodatkowania – zobacz fakturę w walucie obcej.

Wymagany dopisek na fakturze

Art. 106e ust. 1 pkt 18a wymaga, by na takiej fakturze znalazły się dokładnie wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Nie wystarczy skrót „MPP”, „split payment” ani dopisek drobnym drukiem w stopce, który łatwo przeoczyć. Najbezpieczniej umieścić go wyraźnie nad pozycjami lub obok kwoty do zapłaty.

W KSeF dopisek ma postać znacznika w strukturze FA(3) – program lub Aplikacja Podatnika wstawia go po zaznaczeniu odpowiedniej opcji. O terminach KSeF przeczytasz w artykule KSeF 2026–2027.

Na fakturze warto też podać rachunek bankowy z białej listy podatników VAT. Rachunek VAT nie jest na niej widoczny – nabywca podaje w przelewie MPP numer zwykłego rachunku, a bank sam kieruje VAT na rachunek VAT.

Jak wygląda przelew MPP

Komunikat przelewu w mechanizmie podzielonej płatności zawiera:

• kwotę VAT (część płaconą na rachunek VAT),
• kwotę brutto całej płatności,
• numer faktury,
• NIP sprzedawcy.

Większość banków ma gotowy formularz „przelew VAT” lub „split payment”. Jedna płatność dotyczy jednej faktury. Sprzedawca, który musi umieścić dopisek MPP, jest też obowiązany przyjąć zapłatę w tym mechanizmie (art. 108a ust. 1b). Te same zasady stosuje się do zaliczek na poczet takich dostaw.

Konsekwencje dla sprzedawcy i nabywcy

Sprzedawca bez dopisku. Według art. 106e ust. 12, jeśli sprzedawca wystawi fakturę bez wymaganych wyrazów, naczelnik urzędu skarbowego lub celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku przypadającej na towary lub usługi z załącznika nr 15. Przy przykładowych laptopach to 30% × 2 990 zł = 897 zł. Przepis przewiduje wyjątki – szczegóły sprawdź z księgową.

Nabywca płacący zwykłym przelewem. Zapłata z pominięciem obowiązkowego MPP to naruszenie art. 108a ust. 1a. Nabywcy grożą sankcje podatkowe i karnoskarbowe, a wydatek może nie zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Wysokość sankcji ustal z księgową.

Gotówka i karta. Obowiązek MPP spełnia przelew z komunikatem podzielonej płatności, więc przy takich fakturach unikaj płatności gotówką lub kartą.

Jeśli pomylisz się z dopiskiem, wystaw fakturę korygującą. Zrób to szybko, zanim klient zapłaci.

Najczęstsze wątpliwości w praktyce

Faktura z kilkoma pozycjami. Gdy na fakturze są towary z załącznika nr 15 i inne, liczy się kwota należności ogółem całej faktury. Przykład: dostawa farb (spoza załącznika) za 12 000 zł brutto i usługa budowlana z załącznika za 4 000 zł brutto daje 16 000 zł – dopisek MPP jest potrzebny. Sankcja za jego brak liczy się jednak tylko od VAT przypadającego na pozycje z załącznika.

Kilka faktur dla jednego klienta. Próg odnosi się do pojedynczej faktury. Trzy osobne faktury za trzy etapy prac, każda poniżej 15 000 zł, nie wymagają MPP. Urząd może jednak zakwestionować dzielenie jednej dostawy tylko po to, by zejść poniżej progu.

Podwykonawca budowlany. Usługi budowlane z załącznika nr 15 często dotyczą podwykonawców. Przy kwotach powyżej 15 000 zł brutto dopisek MPP pojawia się na fakturze, a generalny wykonawca płaci przelewem podzielonym.

Sprzedawca zwolniony z VAT. MPP dotyczy faktur z wykazanym VAT. Przedsiębiorca zwolniony podmiotowo, który nie wykazuje podatku, nie stosuje tego mechanizmu.

Korekta. Jeśli korekta podnosi kwotę faktury powyżej 15 000 zł, a towar jest z załącznika, sprawdź, czy dopłata nie wymaga MPP. W razie wątpliwości bezpieczniej poprosić klienta o przelew podzielony – sprzedawca i tak dostaje całą kwotę, tylko część na rachunek VAT.

MPP w Invoiceferry

W polskiej wersji edytora Invoiceferry znajdziesz pole wyboru „mechanizm podzielonej płatności”. Po zaznaczeniu dopisek trafia na fakturę w widocznym miejscu, obok kwoty do zapłaty. Program nie sprawdza za Ciebie załącznika nr 15 – to Ty decydujesz, czy towar się w nim mieści.

Krótka lista przed wysyłką faktury powyżej 15 000 zł brutto: sprawdź PKWiU pozycji, zaznacz MPP, podaj rachunek z białej listy i poprawną datę sprzedaży.

Przydatne narzędzia i artykuły

• Faktura w walucie obcej: jaki kurs NBP i jak wykazać VAT w złotychJaki kurs NBP przyjąć na fakturze w EUR lub USD, z którego dnia i tabeli, jak wykazać VAT w PLN. Przykład krok po kroku z kursem euro.
• KSeF 2026–2027: kto, od kiedy i jak wystawiać faktury ustrukturyzowaneTerminy KSeF, zwolnienie do 10 000 zł miesięcznie, kasy fiskalne, Aplikacja Podatnika, tryb offline24 i awaria oraz kary od 1 stycznia 2027 r.
• KSeF i obowiązkowa e-fakturaKSeF krok po kroku: obowiązkowe e-faktury od 1 lutego i 1 kwietnia 2026, mali od 2027, struktura FA(3), tryby offline i kary od 2027 roku.