Rechnung schreiben in der Schweiz: Pflichtangaben, MWST und Mahnung

Gibt es in der Schweiz eine Rechnungspflicht?

Anders als in der EU schreibt das Schweizer Recht nicht für jedes Geschäft eine Rechnung mit festen Angaben vor. Die Anforderungen ergeben sich vor allem aus dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG). Dort legt Art. 26 fest, was eine Rechnung enthalten muss, damit der Kunde die Vorsteuer abziehen kann.

Daraus folgt eine einfache Regel:

• Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, halten Sie sich an Art. 26 MWSTG. Sonst riskiert Ihr Kunde den Vorsteuerabzug.
• Sind Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig, sind Sie freier. Eine klare, vollständige Rechnung ist trotzdem sinnvoll – für Ihre Buchhaltung, für Ihren Kunden und für ein allfälliges Betreibungsverfahren.

Das Gesetz verlangt, dass Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifizierbar sind. Eine Rechnung kann auf Papier oder elektronisch ausgestellt werden.

Die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG

Art. 26 Abs. 2 MWSTG nennt die Angaben, die eine Rechnung in der Regel enthalten muss:

Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt das MWSTG nicht ausdrücklich. In der Praxis ist sie trotzdem Standard: Ohne Nummer lassen sich Zahlungen, Mahnungen und Gutschriften kaum sauber zuordnen. Die Logik dahinter erklärt der Artikel Regeln für Rechnungsnummern.

Für Kassenzettel aus automatisierten Kassen gibt es eine Vereinfachung: Bis zu einem Betrag von CHF 400 (inklusive MWST) dürfen die Angaben zum Kunden fehlen. Solche Belege genügen allerdings nicht für die MWST-Vergütung an ausländische Unternehmen.

Die MWST-Sätze 2026

Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz und in Liechtenstein diese Sätze:

Massgebend für den Satz ist allein das Datum der Leistungserbringung, nicht das Rechnungs- oder Zahlungsdatum. Der Sondersatz für Beherbergung ist nach heutigem Stand bis Ende 2027 befristet.

Rechenbeispiel: Eine Webdesignerin in Bern verrechnet 12 Stunden à CHF 120.

• Entgelt: 12 × CHF 120 = CHF 1'440.00
• MWST 8,1 %: CHF 1'440.00 × 0,081 = CHF 116.64
• Total: CHF 1'556.64

Im Invoiceferry-Editor wählen Sie einen Satz für die ganze Rechnung oder einen eigenen Satz pro Position, etwa wenn ein Hofladen Lebensmittel zu 2,6 % und Geschenkkörbe zu 8,1 % verkauft.

Die UID-Nummer auf der Rechnung

Jedes Schweizer Unternehmen, das im Handelsregister eingetragen oder mehrwertsteuerpflichtig ist, hat eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Sie hat das Format CHE-123.456.789.

Für die Mehrwertsteuer ist die UID gleichzeitig die MWST-Nummer. Auf der Rechnung ergänzen Sie sie mit dem Zusatz „MWST“, also CHE-123.456.789 MWST. Damit erfüllen Sie zwei Anforderungen aus Art. 26 auf einmal: den Hinweis auf die Steuerpflicht und die Registernummer.

Sind Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig, haben aber eine UID (zum Beispiel als GmbH), dürfen Sie diese angeben – aber ohne den Zusatz „MWST“. Sonst entsteht der Eindruck, Sie seien im MWST-Register eingetragen.

Ob eine Nummer gültig ist, können Sie und Ihre Kunden im öffentlichen UID-Register des Bundesamts für Statistik prüfen.

Rechnung ohne MWST: unter CHF 100'000 Umsatz

Wer weltweit weniger als CHF 100'000 Umsatz pro Jahr aus steuerbaren Leistungen erzielt, ist von der MWST-Pflicht befreit. Für gemeinnützige Institutionen und ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine liegt die Grenze bei CHF 250'000.

Als befreites Unternehmen gilt für Ihre Rechnung:

• keinen MWST-Satz und keinen MWST-Betrag ausweisen,
• keine Formulierung wie „inkl. MWST“ verwenden,
• keine UID mit Zusatz „MWST“ angeben.

Weisen Sie trotzdem MWST aus, schulden Sie den Betrag der ESTV – obwohl Sie nicht steuerpflichtig sind. Ein kurzer Satz wie „Nicht mehrwertsteuerpflichtig“ unter dem Total ist nicht vorgeschrieben, verhindert aber Rückfragen von Geschäftskunden.

Die Befreiung endet, sobald Sie die Grenze erreichen: nach Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die CHF 100'000 erreicht wurden. Sie melden sich dann bei der ESTV an. Sie können sich auch freiwillig eintragen lassen, um die Vorsteuer auf Investitionen zurückzuholen. Ob sich das lohnt, klären Sie am besten mit einer Treuhänderin.

Musterrechnung für die Schweiz

Ein fiktives Beispiel eines mehrwertsteuerpflichtigen Malergeschäfts aus Luzern:

Am unteren Rand folgt der Zahlteil der QR-Rechnung. Wie Sie ihn einrichten, zeigt der Artikel QR-Rechnung erstellen. Eine fertige Vorlage gibt es unter Rechnungsvorlage Schweiz.

Fehler korrigieren und Rechnungen aufbewahren

Ist eine Rechnung fehlerhaft – falscher Betrag, falscher Satz, falscher Kunde –, stellen Sie sie nicht einfach neu aus. Sauber ist dieser Weg: Sie stornieren die ursprüngliche Rechnung mit einer Gutschrift über den vollen Betrag und stellen danach eine neue, korrekte Rechnung mit eigener Nummer aus. Auf beiden Dokumenten verweisen Sie auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. So bleibt Ihre Nummernfolge lückenlos nachvollziehbar.

Invoiceferry kennt keine negativen Beträge. Für eine Korrektur geben Sie dem Dokument einen eigenen Titel wie „Gutschrift zu Rechnung 2026-118“ und erstellen anschliessend die ersetzende Rechnung.

Geschäftsbücher und Belege müssen Sie in der Schweiz grundsätzlich zehn Jahre aufbewahren. Elektronisch gespeicherte PDF-Rechnungen sind zulässig, sofern sie unverändert und lesbar bleiben.

Rechnungen ins Ausland und aus Liechtenstein

Viele Schweizer KMU arbeiten für Kunden in Deutschland, Österreich oder Frankreich. Für Dienstleistungen an ausländische Unternehmen gilt in der Regel das Empfängerortsprinzip: Die Leistung wird dort versteuert, wo der Kunde sitzt. Auf Ihrer Rechnung weisen Sie dann keine Schweizer MWST aus und vermerken stattdessen, dass die Leistung im Ausland steuerbar ist. Der Kunde rechnet die Steuer in seinem Land selbst ab.

Ein Beispiel: Eine Zürcher Entwicklerin programmiert für eine GmbH in München. Auf der Rechnung stehen Name und Ort beider Firmen, die deutsche USt-IdNr. des Kunden und ein Hinweis wie „Leistung nicht in der Schweiz steuerbar – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Der Betrag wird oft in Euro verrechnet.

Bei Warenlieferungen ins Ausland ist die Ausfuhr von der MWST befreit, wenn sie mit Zollpapieren nachgewiesen ist. Liechtenstein bildet mit der Schweiz ein gemeinsames MWST-Gebiet – Rechnungen an Kunden in Vaduz behandeln Sie wie Inlandsrechnungen, mit Schweizer MWST.

Die genaue Behandlung hängt vom Einzelfall ab, etwa bei Leistungen an Privatpersonen oder bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken. Bei Unsicherheit lohnt sich ein Blick in die Publikationen der ESTV.

Zahlungsfrist und Mahnung

Eine gesetzliche Standardfrist gibt es in der Schweiz nicht. Üblich sind 10, 20 oder 30 Tage. Entscheidend ist, wie Sie die Frist formulieren:

• Mit festem Datum („zahlbar bis 6. Dezember 2026“) gerät der Kunde nach Art. 102 Abs. 2 OR ohne Mahnung in Verzug, sobald der Tag verstrichen ist.
• Ohne festes Datum („zahlbar innert 30 Tagen“) braucht es nach herrschender Meinung zuerst eine Mahnung, damit der Verzug eintritt.

Ab Verzug schuldet der Kunde einen Verzugszins von 5 % pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart ist. Bei CHF 3'134.90 und 60 Tagen Verzug sind das rund CHF 25.75 (3'134.90 × 5 % × 60 / 360).

Mahngebühren sieht das Gesetz nicht vor. Wenn Sie welche verlangen wollen, vereinbaren Sie sie vorher, etwa in Ihren AGB oder im Angebot.

In der Praxis bewährt sich: eine freundliche Zahlungserinnerung einige Tage nach Fälligkeit, eine zweite Mahnung mit neuer, kurzer Frist und erst danach die Betreibung. Im Dashboard sehen Sie überfällige Rechnungen und können Erinnerungen in mehreren Sprachen vorbereiten – praktisch, wenn Ihre Kundschaft in der Romandie oder im Tessin sitzt.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

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