Kurz beantwortet
Eine QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil mit Swiss QR Code und einem Empfangsschein. Sie brauchen eine Schweizer oder Liechtensteiner IBAN (Betrag in CHF oder EUR), Ihre Adresse in strukturierter Form und optional eine Referenz: Mit einer QR-IBAN verwenden Sie die 27-stellige QR-Referenz (QRR), mit einer normalen IBAN die Creditor Reference (SCOR) oder gar keine.
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung hat 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine abgelöst. Seit dem 1. Oktober 2022 können die alten Einzahlungsscheine nicht mehr bezahlt werden. Der Standard wird von SIX im Auftrag des Schweizer Finanzplatzes gepflegt und in den Swiss Implementation Guidelines (IG) festgelegt.
Herzstück ist der Swiss QR Code: ein QR-Code mit einem Schweizerkreuz in der Mitte. Er enthält alle Zahlungsinformationen – Empfänger, Konto, Betrag, Währung, Referenz und Zahler. Der Kunde scannt ihn mit der Banking-App oder liest ihn mit einem Belegleser ein und muss nichts abtippen. Dieselben Angaben stehen zusätzlich in Klarschrift neben dem Code, damit man sie kontrollieren kann.
Die QR-Rechnung kann auf Papier gedruckt oder als PDF verschickt werden. Für Schweizer Kunden ist sie die selbstverständliche Art, eine Rechnung zu bezahlen – eine Rechnung ohne Zahlteil wirkt schnell unprofessionell.
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Aufbau: Empfangsschein und Zahlteil
Der Zahlteil sitzt am unteren Rand der Rechnung und ist im Format A6 quer (105 × 210 mm) gestaltet. Er ist zweigeteilt:
| Bereich | Grösse | Inhalt |
|---|---|---|
| Empfangsschein (links) | 62 × 105 mm | Konto / Zahlbar an, Referenz, Zahlbar durch, Währung, Betrag, Annahmestelle |
| Zahlteil (rechts) | 148 × 105 mm | Swiss QR Code, Währung, Betrag, Konto / Zahlbar an, Referenz, zusätzliche Informationen, Zahlbar durch |
Der Swiss QR Code misst 46 × 46 mm, das Schweizerkreuz in der Mitte 7 × 7 mm. Zwischen Rechnung und Zahlteil sowie zwischen Empfangsschein und Zahlteil liegen Trennlinien. Wird die Rechnung als PDF verschickt und vom Kunden ausgedruckt, müssen die Linien mit einem Scherensymbol oder dem Hinweis „Vor der Einzahlung abzutrennen“ gekennzeichnet sein. Auf Papier sollte die Rechnung auf 80–100 g/m² gedruckt werden.
Schrift ist eine serifenlose Standardschrift wie Arial, Frutiger, Helvetica oder Liberation Sans, schwarz auf weiss. Überschriften stehen fett in 6 pt im Empfangsschein und 8 pt im Zahlteil.
QR-IBAN oder normale IBAN?
Die wichtigste Entscheidung beim Einrichten ist das Konto. Es gibt zwei Varianten:
- Normale IBAN: Ihr gewöhnliches Geschäftskonto, z. B. CH93 0076 2011 6238 5295 7. Damit funktioniert jede QR-Rechnung – mit einer Creditor Reference (SCOR) oder ganz ohne Referenz.
- QR-IBAN: eine spezielle Kontonummer, die Ihre Bank zusätzlich zum Konto vergibt. Sie erkennen sie an der Institutsidentifikation (QR-IID) an Stelle 5 bis 9: Sie liegt immer im Bereich 30000 bis 31999. Eine QR-IBAN darf nur zusammen mit einer QR-Referenz verwendet werden.
Beide Varianten landen auf demselben Konto. Der Unterschied liegt in der Verbuchung: Mit QR-IBAN und QR-Referenz liefert Ihre Bank Zahlungseingänge so, dass Ihre Buchhaltungssoftware sie automatisch der richtigen Rechnung zuordnet. Das lohnt sich vor allem bei vielen Rechnungen pro Monat.
Für Freelancer und kleine Betriebe reicht meist die normale IBAN. Ihre Kunden sehen beim Zahlen keinen Unterschied.
Beachten Sie: Für Rechnungen in Euro ist ab November 2027 nur noch die normale IBAN zulässig – mit SCOR-Referenz oder unstrukturierter Mitteilung. Die QR-IBAN mit QR-Referenz bleibt dem Franken vorbehalten.
QRR, SCOR oder keine Referenz
Die Referenz hilft Ihnen, eine Zahlung der richtigen Rechnung zuzuordnen. Die QR-Rechnung kennt drei Referenztypen:
| Typ | Aufbau | Konto |
|---|---|---|
| QRR (QR-Referenz) | 27 Ziffern, letzte Ziffer ist eine Prüfziffer (Modulo 10 rekursiv) | nur mit QR-IBAN |
| SCOR (Creditor Reference, ISO 11649) | „RF“ + 2 Prüfziffern + bis zu 21 Zeichen, total max. 25 | nur mit normaler IBAN |
| NON (keine Referenz) | leer, optional unstrukturierte Mitteilung | nur mit normaler IBAN |
Ein Beispiel: Für die Rechnung Nr. 2026-118 wird aus der Rechnungsnummer eine QR-Referenz wie 00 00000 00000 00000 00202 61187 (die letzte Ziffer ist die Prüfziffer) oder eine Creditor Reference in der Form RFxx 2026 118 gebildet. Die konkreten Prüfziffern berechnet die Software.
QRR und SCOR schliessen sich gegenseitig aus. Die häufigste Fehlerquelle ist eine QR-IBAN mit SCOR-Referenz oder eine normale IBAN mit QR-Referenz – beides weisen Banking-Apps ab.
Strukturierte Adresse: Pflicht seit November 2025
Mit den Implementation Guidelines Version 2.3 hat sich ab November 2025 eine Regel geändert, die viele alte Vorlagen betrifft: Im QR-Code sind nur noch strukturierte Adressen (Adresstyp „S“) erlaubt. Die kombinierte Adresse (Typ „K“), bei der Strasse und Hausnummer in einer Zeile und PLZ und Ort in einer zweiten standen, ist nicht mehr zulässig.
Eine strukturierte Adresse besteht aus getrennten Feldern:
- Name (max. 70 Zeichen),
- Strasse und Hausnummer, jeweils in eigenen Feldern,
- Postleitzahl und Ort, jeweils in eigenen Feldern,
- Ländercode nach ISO 3166 (z. B. CH, LI, DE).
Das gilt für den Zahlungsempfänger und – falls angegeben – für den Zahler. Die Banken akzeptieren laut PostFinance und weiteren Instituten in der Verarbeitung noch eine Übergangsfrist bis November 2026; danach werden Zahlungen mit unstrukturierten Adressen zurückgewiesen. Ab 14. November 2026 gilt zudem die Version 2.4 der Guidelines, die für Franken-Rechnungen aber keine technischen Änderungen bringt.
Wenn Sie also eine ältere Excel- oder Word-Vorlage nutzen: Prüfen Sie, ob Ihr QR-Code noch Typ „K“ erzeugt.
Schritt für Schritt: QR-Rechnung mit Invoiceferry
Im Invoiceferry-Editor wird der Zahlteil automatisch gedruckt, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind. Sie brauchen kein separates Programm und kein Konto:
- Tragen Sie in den Bankdaten Ihre Schweizer oder Liechtensteiner IBAN und den Kontoinhaber ein.
- Erfassen Sie Ihre Adresse mit Strasse und Hausnummer in der ersten Zeile und PLZ und Ort in der zweiten. Invoiceferry zerlegt sie in die strukturierten Felder.
- Wählen Sie als Währung CHF oder EUR.
- Geben Sie eine Rechnungsnummer ein. Bei einer QR-IBAN bildet Invoiceferry daraus automatisch eine QR-Referenz, bei einer normalen IBAN eine Creditor Reference (RF).
- Ergänzen Sie optional die Kundenadresse, damit „Zahlbar durch“ ausgefüllt ist.
- Öffnen Sie den Druckdialog und speichern Sie als PDF. Zahlteil und Empfangsschein mit Trennlinien und Scherensymbol stehen am unteren Rand.
Fehlt etwas – etwa die Adresse oder eine gültige Schweizer IBAN – weist der Editor darauf hin, statt einen fehlerhaften Code zu drucken. Alle Daten bleiben in Ihrem Browser. Eine Vorlage mit Schweizer Pflichtangaben finden Sie unter Rechnungsvorlage Schweiz.
Was im Zahlteil steht: ein Beispiel
Ein fiktives Beispiel macht den Aufbau greifbar. Übersetzerin Anna Meier aus Winterthur stellt einer Agentur in Zürich CHF 1'250.00 in Rechnung. Sie hat eine normale IBAN und keine QR-IBAN.
| Feld im Zahlteil | Inhalt |
|---|---|
| Konto / Zahlbar an | CH93 0076 2011 6238 5295 7, Anna Meier, Technikumstrasse 9, 8400 Winterthur |
| Referenz | Creditor Reference, gebildet aus der Rechnungsnummer 2026-052 |
| Zusätzliche Informationen | Rechnung 2026-052 |
| Zahlbar durch | Agentur Wortwerk AG, Badenerstrasse 120, 8004 Zürich |
| Währung / Betrag | CHF 1 250.00 |
Im Empfangsschein links stehen dieselben Angaben in verkürzter Form, ohne zusätzliche Informationen. Der Empfangsschein bleibt beim Zahler, wenn er am Postschalter bezahlt – deshalb das Feld „Annahmestelle“.
Zahlt die Agentur mit der Banking-App, scannt sie nur den Code. Name, IBAN, Betrag und Referenz werden übernommen, und die Zahlung kommt mit der Referenz bei Anna an. Sie kann den Eingang so ohne Rätselraten der Rechnung 2026-052 zuordnen.
Betrag und Zahler sind übrigens optional. Fehlen sie, druckt die Software an ihrer Stelle ein leeres Feld mit Eckmarken, in das der Zahler die Angaben von Hand einträgt. Für normale Rechnungen sollten beide Felder aber immer ausgefüllt sein.
QR-Rechnung und E-Rechnung
Die QR-Rechnung ist ein Zahlungsstandard, keine elektronische Rechnung im Sinne von XML-Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung. Sie regelt, wie der Kunde bezahlt, nicht wie die Rechnungsdaten in seine Buchhaltung gelangen.
Viele Schweizer Unternehmen und die Bundesverwaltung nehmen Rechnungen auch elektronisch entgegen, etwa über eBill oder als strukturierte Datei. Eine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen gibt es in der Schweiz derzeit nicht. Was für Rechnungen an Bundesstellen gilt, steht auf der Seite E-Rechnung Schweiz.
Für die meisten KMU reicht ein sauberes PDF mit QR-Zahlteil. Wenn ein Kunde mit Kunden in Deutschland zusammenarbeitet und ein Factur-X/ZUGFeRD-Format wünscht, können Sie dieses in Invoiceferry zusätzlich herunterladen.
Häufige Fehler auf QR-Rechnungen
- Falsche Kombination: QR-IBAN ohne QR-Referenz oder normale IBAN mit QR-Referenz.
- Kombinierte Adresse: Seit November 2025 nicht mehr zulässig.
- Ausländische IBAN: Eine deutsche oder österreichische IBAN kann keine QR-Rechnung erzeugen. Für Euro-Rechnungen aus dem EU-Raum ist der SEPA-QR-Code (GiroCode) das Gegenstück.
- Zu klein gedruckt: Wer den Zahlteil beim Drucken auf „An Seite anpassen“ verkleinert, riskiert, dass Belegleser ihn nicht erkennen. Drucken Sie in Originalgrösse.
- Fehlende Trennlinien: Bei PDF-Rechnungen muss die Trennlinie mit Schere oder Hinweis markiert sein.
- Betrag leer, obwohl bekannt: Ein leeres Betragsfeld ist erlaubt (etwa für Spenden), zwingt den Kunden aber, den Betrag selbst einzutippen.
Welche Angaben ausserhalb des Zahlteils auf eine Schweizer Rechnung gehören, erklärt der Artikel Rechnung schreiben in der Schweiz.
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Rechnung erstellenHäufige Fragen
Brauche ich eine QR-IBAN für die QR-Rechnung?
Nein. Eine normale Schweizer IBAN genügt. Sie verwenden dann eine Creditor Reference (SCOR) oder keine Referenz. Die QR-IBAN ist nur nötig, wenn Sie mit der 27-stelligen QR-Referenz arbeiten wollen.
Seit wann ist die strukturierte Adresse Pflicht?
Seit November 2025 mit der Version 2.3 der Implementation Guidelines. Banken verarbeiten unstrukturierte Adressen laut eigenen Angaben noch bis November 2026, danach werden solche Zahlungen abgewiesen.
Kann ich eine QR-Rechnung in Euro ausstellen?
Ja, wenn Sie ein Schweizer oder Liechtensteiner Konto haben. Neben CHF ist EUR die einzige zulässige Währung. Für Euro ist ab November 2027 nur noch die normale IBAN mit SCOR-Referenz oder Mitteilung erlaubt.
Darf ich die QR-Rechnung per E-Mail als PDF senden?
Ja. Der Zahlteil muss dann mit einer Trennlinie und Scherensymbol oder dem Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» versehen sein, falls der Kunde die Rechnung ausdruckt.
Quellen und weiterführende Links
Offizielle Seiten und weitere Lektüre zu diesem Artikel. Regeln ändern sich – prüfen Sie im Zweifel die Quelle.
- QR-Rechnung: Standards und Implementation Guidelines (SIX) six-group.com
- QR-IID und QR-IBAN (SIX, PDF) six-group.com
- QR-Rechnung (PostFinance) postfinance.ch